Office manager : ses missions et son rôle-clé dans la vie en entreprise

Bien qu'étant encore peu connu en France, le métier d'office manager se démocratise de plus en plus dans les entreprises. Ce poste permet d'occuper un large panel de responsabilités dans de nombreux domaines tels que le secrétariat, la gestion des équipes ou encore la comptabilité.

Quel est le rôle d'un office manager ?

L'office manager joue un rôle clé pour l'entreprise qui l'emploie. Il agit en tant que coordinateur entre le manager et les salariés, et donc comme personne centrale dans l'entreprise. Son rôle principal consiste à mettre en place une politique managériale au sein des différents services. Il se charge de l'assistanat des équipes, de l'administration du personnel et de la gestion opérationnelle des services généraux, mais a aussi pour rôle de transmettre les informations essentielles au service comptable.

Il est important de noter que le rôle de l'office manager évolue au cours de sa carrière professionnelle. En gagnant en expérience, il dispose d'un plus grand pouvoir de décision et est amené à gérer les projets stratégiques de l'entreprise tout en conservant sa fonction de relais entre les différents services. Il peut également avoir la charge de la coordination des ressources humaines et de la gestion des finances. Ce rôle transverse place l'office manager comme un acteur fondamental de l'entreprise.

Quelles sont les missions et tâches d'un office manager ?

L'office manager intervient en général dans des petites structures. En tant que bras droit du manager de l'entreprise, il occupe des fonctions de haute responsabilité dans les domaines de l'administration, de la comptabilité, de la communication et des services généraux.

Les missions et tâches que l'office manager est amené à effectuer au quotidien sont nombreuses :

• Tenir les agendas et les plannings.
• Planifier les réunions et les rendez-vous.
• Organiser des événements internes et externes.
• Rédiger des comptes-rendus, des rapports, des synthèses et des bilans.
• Traiter le courrier et les appels téléphoniques entrants.
• Organiser et gérer les recrutements.
• Préparer les commandes de fournitures.
• Gérer les contrats avec les prestataires.
• Gérer et suivre la trésorerie et le budget.
• Transmettre des informations essentielles à la direction et au service comptable.
• Assurer la communication entre le directeur général et ses interlocuteurs internes.
• Accueillir les clients, les fournisseurs et les partenaires de l'entreprise.

Quelles sont les compétences requises pour être office manager ?

L'office manager occupe un poste très polyvalent qui requiert de nombreuses aptitudes dans différents domaines. En matière de compétences techniques et informatiques, il doit savoir maîtriser les logiciels de bureautique, à savoir les outils Word, Excel et PowerPoint du Pack Office de Microsoft. L'office manager possède également un excellent niveau de français aussi bien à l'écrit qu'à l'oral et doit savoir s'exprimer en de nombreuses langues étrangères, plus particulièrement en anglais. Capable de manager des équipes et de prendre des décisions, il dispose de solides bagages en comptabilité et connaît les textes juridiques en matière de gestion d'entreprise. Il sait également hiérarchiser les tâches à effectuer et tenir un budget.

En contact permanent avec les équipes, l'office manager fait preuve d'une grande capacité de communication, d'une bonne aisance relationnelle, et aime aussi travailler en équipe. Ces qualités primordiales lui permettent de gérer les situations complexes et les conflits. Parmi les autres qualités essentielles à son métier, l'office manager doit également :

• Savoir s'adapter.
• Être autonome.
• Avoir une large souplesse d'esprit.
• Se montrer méthodique.
• Faire preuve de réactivité et de rigueur.
• Savoir prendre des initiatives.
• Avoir le sens de la négociation.

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Quelle formation suivre pour devenir office manager ?

À ce jour, le métier d'office manager ne fait l'objet d'aucune formation spécifique. Toutefois, compte tenu du large éventail de compétences que requiert un tel poste, l'obtention d'un diplôme en assistanat, management ou gestion d'entreprise se révèle nécessaire. De nombreuses formations de niveau Bac+2 à Bac+5 sont possibles pour devenir office manager. En plus de ces diplômes, une solide expérience professionnelle d'assistant de direction est indispensable pour accéder à ce poste.

Les diplômes Bac+2

Dans la majorité des cas, un diplôme Bac+2 minimum est recherché par les recruteurs pour le poste d'office manager. Différentes formations de ce niveau sont accessibles pour exercer ce métier :

• Un BTS assistant de manager ou assistant de direction.
• Un BTS assistant de gestion PME-PMI.
• Un BTS support à l'action managériale.
• Un BTS en comptabilité.
• Un BTS en comptabilité et gestion.
• Un BTS assistance technique d'ingénieur.
• Un DUT en gestion des entreprises et des administrations.

Les diplômes Bac+3

Les recruteurs d'office manager peuvent aussi exiger un niveau Bac+3. Pour augmenter les chances d'obtenir un poste dans ce métier, il est intéressant de poursuivre ses études afin d'obtenir une licence professionnelle en management. À ce titre, il est possible de suivre un des cursus suivants :

• Une licence professionnelle en management et gestion des organisations.
• Une licence professionnelle Gestion des organisations de l'économie sociale et solidaire.
• Une licence professionnelle Management des activités commerciales.
• Une licence professionnelle Métiers des administrations et collectivités territoriales.
• Un BUT en gestion des entreprises et des administrations.
• Un bachelor en management ou en gestion.

Les diplômes Bac+5

Dans l'optique d'une évolution de carrière, un niveau Bac+5 peut aussi s'avérer nécessaire pour occuper un poste d'encadrement en tant qu'office manager. Dans ce cas, différents parcours peuvent être envisagés comme un master en management, un master management et administration des entreprises ou un master comptabilité, contrôle et audit.

Les formations en alternance ou en apprentissage

L'expérience professionnelle est primordiale pour développer les connaissances et compétences requises pour le métier d'office manager. Pour les acquérir rapidement, l'idéal est de suivre une formation en alternance ou en apprentissage dans le domaine de l'assistanat de direction.

La formation continue

Il est également possible d'accéder au métier d'office manager par le biais de la formation continue. Ce mode d'apprentissage permet d'acquérir ou de renforcer les connaissances et savoir-faire nécessaires à ce poste. De nombreux organismes comme l'IFOCOP et l'AFPA proposent une formation d'assistant de direction. De plus, l'organisme de formation en ligne Studi permet de préparer un Titre Professionnel Assistant de direction niveau 5.

Quel salaire pour un office manager ?

L'office manager touche un salaire qui est variable en fonction de son expérience et de la taille de l'entreprise dans laquelle il exerce. En début de carrière, il peut prétendre à un salaire brut annuel de 24 000 à 38 4000 €, soit entre 2 000 et 3 150 € brut par mois . Avec l'expérience, il peut gagner une rémunération de 45 000 à 50 000 € brut par an, soit entre 3 750 et 4 150 € brut par mois .

Pour un office manager qui travaille dans une grande entreprise, un salaire sur 13 mois ou 14 mois, ainsi qu'une prime d'intéressement ou de participation, peuvent être versés. Ces avantages peuvent grandement faire varier le montant annuel perçu.

Le salaire de l'office manager dépend aussi des tâches et des missions qui lui incombent. À titre d'exemple, il pourra prétendre à un plus haut niveau de salaire en occupant un rôle de responsable administratif et financier qu'en remplissant des missions de gestionnaire.

Ses compétences, sa formation et les stages qu'il a effectués en entreprise sont également des critères qui vont permettre de déterminer son niveau de rémunération. Pour un office manager bilingue, le salaire peut être plus élevé.

Pour finir, la rémunération de l'office manager peut différer d'une zone géographique à l'autre. Aussi, il est plus important en région parisienne qu'en province.

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