Comment créer une newsletter pour un hôtel ?

Lors de la définition de leur stratégie de communication, les hôteliers ont plusieurs choix qui s'offrent à eux. Ils peuvent notamment créer leur propre site internet, être présents sur les réseaux sociaux, concevoir des flyers ou encore lancer leur newsletter. Chaque support a ses avantages et ses inconvénients, mais aussi un rôle bien précis.

Pourquoi concevoir une newsletter hôtelière ?

Comme toute action commerciale, concevoir une newsletter hôtelière peut permettre d'atteindre des objectifs précis. Toutefois, pour obtenir les résultats escomptés, il est important d'avoir conscience des buts visés et de prendre des décisions en conséquence. Voici quatre raisons pour lesquelles il peut être pertinent de lancer une newsletter hôtelière.

Développer son image de marque

Définir une stratégie de communication peut avoir pour vocation de développer durablement une image de marque. En effet, pour attirer une clientèle ciblée, il est important que les valeurs, les engagements et les points forts d'une entreprise soient mis en valeur. Si toutes ces données peuvent être constatées au sein de l'établissement, notamment grâce à une décoration spécifique ou à un accueil personnalisé des clients, les voyageurs qui n'ont pas encore eu l'occasion de séjourner dans votre hôtel n'ont pas conscience de votre savoir-faire.

Ainsi, avoir recours à une newsletter est un excellent moyen de vous constituer une image et une réputation qui vous ressemblent, en mettant l'accent sur les informations qui représentent véritablement votre cœur de métier et votre expertise. Cela vous permet également de vous démarquer de vos concurrents directs, en soulignant subtilement votre originalité.

Personnaliser la relation client

Lorsque la newsletter est correctement pensée et paramétrée, elle peut être un outil puissant pour personnaliser la relation qui existe entre un client et un établissement hôtelier. Effectivement, en fonction des attentes et des besoins du voyageur, il est possible de lui envoyer une partie ou l'ensemble des communications. Pour ce faire, il convient de segmenter les contenus et de laisser le choix aux abonnés de les recevoir ou non.

Grâce à cette pratique, vous avez une meilleure visibilité sur le comportement de vos prospects et clients. Vous pouvez alors adapter votre approche en fonction de leurs préférences. C'est le cas, en particulier, des offres inédites qui peuvent leur être proposées ou de la stratégie à adopter par votre équipe commerciale. Les actions sont ajustées en temps réel et à chaque contact.

Fidéliser sa clientèle

La newsletter est également un moyen de garder le contact avec les voyageurs qui ont séjourné dans votre hôtel et de leur donner envie de revenir. En leur faisant parvenir régulièrement des informations sur les nouveautés de votre établissement, sur les offres en cours ou encore sur les partenariats récemment mis en place, vous créez votre propre canal de fidélisation.

Néanmoins, pour obtenir les résultats escomptés, il est essentiel que les communications soient pertinentes et correctement ciblées. En cas d'envois trop nombreux, votre démarche peut être considérée comme intempestive et se montrer contre-productive.

Toucher de nouveaux voyageurs

À l'image des réseaux sociaux, la newsletter est un générateur de leads. En soignant le contenu que vous y partagez, vous pouvez attirer de nouveaux voyageurs et développer durablement l'activité de votre établissement. Cela est particulièrement vrai pour les périodes de creux, notamment en saison basse.

Vous avez la possibilité, par exemple, d'ajuster votre ligne éditoriale en fonction du nombre de chambres disponibles et créer des offres exclusives réservées à vos abonnés. Il est également envisageable de davantage cibler une clientèle selon la période de l'année. Les professionnels, tels que les entreprises et les digital nomads, sont à viser pour remplir votre hôtel chaque semaine.

Quel contenu partager dans une newsletter hôtelière ?

Une fois les différents objectifs de la newsletter identifiés, il convient de prendre conscience que divers contenus peuvent y être partagés. Ainsi, définir une ligne éditoriale sur le long terme peut demander du temps et de la réflexion, tous les sujets n'ayant pas le même impact sur vos prospects et clients.

Informer sur les actualités de l'établissement

Ce canal de communication peut être utilisé pour informer votre clientèle des actualités de votre établissement. Que vous ayez effectué des travaux, mis en place un nouveau menu dans votre restaurant ou encore investi dans des activités complémentaires, toutes ces données peuvent faire l'objet d'un ou plusieurs e-mails.

L'objectif de cette thématique est de montrer à vos abonnés que vous tenez compte de leurs retours d'expérience, en améliorant sans cesse votre hôtel. Cela contribue également à susciter l'envie et la curiosité chez vos prospects et clients, en leur exposant une bonne raison de venir séjourner dans votre établissement.

Proposer des offres inédites

La newsletter peut également être perçue comme un moyen de créer une relation privilégiée avec vos clients. Pour entretenir ce lien singulier, il est pertinent de proposer ponctuellement des offres inédites. Il peut s'agir, par exemple, d'une réduction sur le prix d'une chambre en cas de séjour prolongé, d'un petit-déjeuner sans frais supplémentaires ou encore d'un accès gratuit à une activité habituellement payante.

Ces attentions, généralement personnalisées en fonction des préférences des clients, ont pour but de provoquer une réservation qui n'était pas nécessairement prévue. Il s'agit alors d'une relation gagnant-gagnant.

Présenter les services de l'hôtel

Si une newsletter hôtelière semble s'adresser en priorité aux clients de l'établissement, il ne faut pas oublier que des prospects peuvent également faire partie des abonnés. De ce fait, présenter les services de l'hôtel n'est pas superflu, ni redondant. Au contraire, cela permet de mettre en valeur les atouts de votre activité, en pointant notamment ce qui fait l'originalité de votre marque. Cette pratique peut également être l'occasion pour vos habitués ou des clients de passage de découvrir des prestations dont ils n'avaient pas connaissance jusqu'à présent.

Dans un cas comme dans l'autre, rappeler l'étendue des services proposés par vos équipes ne peut être que bénéfique. Cela génère davantage de fréquentation et peut augmenter significativement le budget moyen que vous réservent vos clients.

Promouvoir la région et ses activités

En complément des contenus qui sont axés sur votre établissement, il est recommandé de promouvoir également votre région et ses activités. En effet, les clients d'un hôtel sont nombreux à choisir un établissement en fonction de sa localisation et des visites qu'ils peuvent effectuer dans les alentours. Ainsi, en mettant en valeur le patrimoine local, les commerces de proximité ou encore les paysages et événements à découvrir, vous augmentez sensiblement l'attractivité de votre propre établissement touristique.

Pour donner plus de poids à vos propos, il est pertinent de créer des partenariats avec des acteurs locaux partageant les mêmes valeurs que vous. Par exemple, si votre hôtel est éco-conçu, il peut être intéressant de présenter des artisans tournés vers le respect de l'environnement.

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Quelles étapes suivre pour créer sa newsletter ?

Vous avez à présent connaissance des objectifs pouvant être atteints grâce à l'envoi d'une newsletter et des sujets adaptés au secteur de l'hôtellerie. Afin de vous aider à concrétiser votre projet de communication, voici les étapes à suivre.

Définir l'objectif de la newsletter

Avant même de vous lancer à corps perdu dans la rédaction de vos contenus, il convient dans un premier temps de définir clairement l'objectif de votre newsletter. Vous pouvez avoir recours à ce canal pour plusieurs raisons, telles que le développement de votre clientèle, l'optimisation de votre image de marque ou encore la fidélisation de vos clients. Ces buts n'ayant pas le même impact sur votre activité, les actions à mener pour les valider seront également différentes les unes des autres.

Pour identifier vos besoins, il convient de vous questionner sur les problématiques que vous rencontrez ou sur les améliorations que vous désirez apporter à votre stratégie de communication actuelle. Il convient de ne pas prendre uniquement en compte le futur taux d'ouverture de vos e-mails. Le but principal n'est pas de créer le buzz, mais bien de faire de vos ambitions une réalité.

Établir une liste de contacts

Une fois l'objectif défini, il est important d'établir une liste de contacts. Ces derniers doivent être ciblés, afin que votre newsletter puisse avoir l'impact escompté. En prenant appui sur les voyageurs qui fréquentent votre établissement, vous pouvez d'ores et déjà identifier un ou plusieurs personas. Cela vous permet d'obtenir une représentation fictive des personnes qui seront potentiellement intéressées par votre nouveau canal de communication.

En fonction des contenus que vous souhaitez partager, il peut être essentiel de créer plusieurs listes de diffusion. Dans ce cas, il sera nécessaire de préciser les critères de sélection de chacune d'entre elles. Il peut s'agir, par exemple, des centres d'intérêt, des envies ou des habitudes de consommation de vos futurs abonnés.

Choisir un outil adapté

Pour créer votre newsletter et l'envoyer facilement à une large audience, il est incontournable de prendre appui sur un outil adapté au secteur hôtelier. En effet, grâce à ce dernier, vous pourrez automatiser certaines tâches et gagner du temps, non négligeable pour vous consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée. La sélection de la solution devra découler d'un temps de réflexion, durant lequel vous prendrez soin de répondre à diverses questions. Parmi elles, se retrouvent notamment les suivantes :

• L'outil doit-il être implémenté dans un écosystème CRM déjà existant ?
• Avez-vous déjà des connaissances en termes d'e-mailing ?
• Avez-vous besoin d'une assistance ou désirez-vous évoluer en toute autonomie ?
• Quel degré de personnalisation des e-mails recherchez-vous ?
• Quel budget avez-vous ?

Il est conseillé de comparer les offres, en profitant notamment des démonstrations gratuites proposées par les éditeurs de logiciel. Cela vous permet de mieux vous rendre compte des besoins que vous avez et des réponses apportées par les professionnels du secteur.

Déterminer la fréquence d'envoi

La fréquence et l'horaire d'envoi sont aussi des données à ne pas sous-estimer. En fonction du secteur d'activité et du lectorat ciblé, ces paramètres doivent être analysés et anticipés.

Ainsi, dans l'hôtellerie, il est recommandé d'envoyer au minimum une newsletter par mois. Cela permet de garder le contact avec la clientèle et de vous rappeler au bon souvenir des voyageurs. Il est également indispensable de miser sur la régularité. Selon les sujets que vous avez à aborder, il peut être pertinent de répartir les informations en plusieurs e-mails. Cela vous donne la possibilité de respecter plus facilement votre calendrier éditorial. Enfin, vous pouvez miser sur la personnalisation, en laissant le choix à vos abonnés de définir leur fréquence de réception.

Rédiger le contenu

Dès lors que votre newsletter est paramétrée, vous pouvez procéder à la rédaction du contenu. Il est important de garder en tête que chaque mail doit répondre à un objectif précis. Il est donc conseillé d'adopter un angle de vue et de s'y tenir tout au long de votre processus d'écriture. Cela vous fera gagner en clarté, mais aussi en efficacité.

Au-delà du fond, il est aussi primordial de soigner la forme. Pensez à respecter la charte graphique de votre établissement, en incluant notamment le logo de votre hôtel et les couleurs qui caractérisent votre activité. Si vous possédez un site internet et des réseaux sociaux, vous pouvez les afficher dans un encart spécifique. Vos abonnés pourront alors les consulter facilement. Enfin, n'oubliez pas l'étape de relecture. Une fois la newsletter envoyée, il n'est plus possible de corriger les éventuelles fautes de frappe ou d'orthographe.

Analyser les statistiques

L'envoi de votre newsletter ne signifie pas que votre mission est terminée. À l'issue de cette étape, un nouveau travail commence : l'analyse des statistiques. En effet, pour mesurer l'impact de votre communication sur l'évolution de votre activité, il est essentiel de prêter attention à différents indicateurs de performance :

• Le taux d'ouverture.
• Le taux de clic.
• Le nombre de nouveaux leads.
• Le nombre d'abonnés désengagés.
• Le retour sur investissement global.

En étudiant ces KPI, vous aurez la capacité de mesurer les résultats obtenus grâce à votre newsletter et d'estimer si vos objectifs ont été atteints. Dans le cas contraire, vous pourrez rapidement effectuer des ajustements, afin que les prochaines éditions soient plus pertinentes.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour concevoir votre newsletter hôtelière et parvenir à atteindre les buts que vous vous êtes fixés. Quelles que soient les raisons pour lesquelles vous avez recours à ce canal de communication, il est important de noter qu'il nécessite du temps, des compétences techniques et un certain budget pour constater des résultats concrets.

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