Livret d'accueil : définition, utilité et modèle

Favoriser l'intégration des nouveaux employés représente une réelle priorité pour les entreprises. Pour faciliter cette étape, plus de 80 % d'entre elles élaborent un livret d'accueil, d'après une étude menée par l'Institut de l'Entreprise en 2019. Cet outil, pouvant prendre plusieurs formes, recense diverses informations concernant la société, son histoire, son organisation et ses méthodes de fonctionnement.

Pourquoi mettre en place un livret d'accueil ?

1. Favoriser l'intégration des nouveaux collaborateurs
2. Augmenter la satisfaction et la rétention des recrues
3. Présenter la culture de l'entreprise
4. Booster la productivité des nouveaux arrivants
5. Optimiser la communication interne et externe de l'entreprise

La mise en place d'un livret d'accueil présente un intérêt pour le salarié comme pour l'entreprise. Contrairement au registre du personnel, le livret d'accueil ne constitue pas une obligation pour une entreprise, hormis pour les établissements de santé.

1 - Favoriser l'intégration des nouveaux collaborateurs

Sandrine Fourment, experte-comptable associée chez BGH et membre du groupement France Défi, explique que le livret d'accueil « est la première étape d'intégration d'un collaborateur. Il évite de répéter plusieurs fois les mêmes choses, permet de s'assurer de ne rien oublier et que tout le monde dispose du même niveau d'information. Le fait d'avoir un écrit permet aussi au salarié de s'y référer quand il en a besoin, car il n'est pas facile de tout enregistrer ».

Comme elle le mentionne, la mise en place d'un livret d'accueil contribuera à la bonne intégration des nouveaux salariés au sein de la société. Les premiers jours en entreprise peuvent s'avérer difficiles pour un employé. Ce dernier doit prendre ses marques, se familiariser avec les méthodes de travail et apprendre à coopérer avec les autres salariés. Or, un collaborateur qui ne parvient pas à s'intégrer risquera de démissionner ou de mettre fin au contrat durant sa période d'essai.

Selon une étude menée par HRDive en 2017, 22 % du turn-over des nouveaux salariés survient dans les 45 premiers jours qui suivent leur embauche en raison d'un mauvais accueil au sein de l'entreprise qui les recrute, tandis que 28 % d'entre eux finissent par rompre leur contrat après six mois parce que le parcours d'intégration n'est pas à la hauteur.

2 - Augmenter la satisfaction et la rétention des salariés

D'après une étude réalisée par Gallup en 2017, 88 % des employés estiment que leur entreprise ne dispose pas d'un bon programme d'accueil. Le livret d'accueil n'est pas seulement conçu pour faciliter l'intégration d'un nouveau collaborateur. Sandrine Fourment souligne également que « c'est la première pierre à l'entrée du salarié dans l'entreprise, qui lui permet, après l'avoir lu, de poser le contexte dans lequel il va évoluer et de mettre en lien ces informations avec les personnes rencontrées pendant sa visite de l'entreprise. » Elle ajoute également que l'accompagnement du salarié, qui passe par exemple par un parcours d'intégration, l'attribution d'un parrain ou d'un salarié référent ou une formation, reste primordial.

La mise à disposition d'un livret d'accueil est donc un excellent moyen pour l'entreprise d'accompagner et de rassurer les nouveaux arrivants. Cela constitue une solution efficace pour augmenter la satisfaction des collaborateurs, les fidéliser et limiter le turn-over. Une étude du Brandon Hall Group affirme par ailleurs qu'un bon processus d'onboarding permet aux entreprises d'augmenter la rétention de leurs salariés jusqu'à 82 %.

3 - Présenter la culture de l'entreprise

Une étude menée par la société Talmundo indique que, pour 4 salariés sur 5, les programmes d'intégration tels que le livret d'accueil offrent une meilleure compréhension de la culture d'une entreprise. L'élaboration de cet outil permet à l'entreprise de communiquer sur ses projets, ses valeurs et ses ambitions. Lorsque les salariés partagent les mêmes valeurs et la même vision que l'entreprise qui les embauche, cela renforce leur sentiment d'appartenance et leur motivation, ce, dès leur premier jour de travail. Grâce au livret d'accueil, l'entreprise renforce donc sa culture et encourage les salariés à s'investir davantage.

4 - Booster la productivité des nouveaux arrivants

Le livret d'accueil aidera également les futurs collaborateurs à devenir rapidement opérationnels. Cela présente un atout supplémentaire pour une entreprise qui envisage de recruter et former un stagiaire par exemple. Grâce aux informations qu'il communique sur l'entreprise et son fonctionnement, cet outil permet de réduire le temps nécessaire à la formation des nouveaux salariés. Ces derniers pourront faire preuve d'autonomie en s'appuyant sur cet outil, afin de gagner en efficacité dans leur travail.

5 - Optimiser la communication interne et externe de l'entreprise

Pour finir, avec un livret d'accueil efficace, l'entreprise peut améliorer sa communication interne et externe. Les informations fournies par cet outil aident les nouveaux salariés à comprendre les différents processus de l'organisation afin de mieux collaborer et de prendre les meilleures décisions. Le livret d'accueil permet aussi à l'entreprise de renforcer sa marque grâce à une présentation cohérente et professionnelle.

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Qui fait le livret d'accueil ?

En principe, c'est au service des ressources humaines que revient la mission d'élaborer le livret d'accueil de l'entreprise. Ce travail peut faire l'objet d'un projet de groupe, afin de mettre en commun des compétences complémentaires.

Une entreprise qui opte pour un support digital pourra confier la création à un collaborateur qui dispose de connaissances en webdesign.

La personne chargée de sa conception doit être en mesure de rédiger un document clair et visuellement attractif.

Dans la majorité des cas, le livret d'accueil est réalisé en interne. Mais l'entreprise peut aussi confier cette mission à un prestataire extérieur.

Quel est le format du livret d'accueil ?

L'élaboration du livret d'accueil dépendra du support choisi et de la forme envisagée pour cet outil. Plusieurs options sont possibles :

• Réaliser un livret classique au format papier
• Proposer un livret au format numérique
• Concevoir un diaporama ou une présentation vidéo

Quel que soit le format choisi, le livret devra synthétiser toutes les informations essentielles concernant l'organisation de l'entreprise.

1 - L'introduction

Ce premier paragraphe, signé du dirigeant, sert à souhaiter la bienvenue au nouvel employé. Il donne des informations généralistes sur le contexte et sur l'intérêt que présente le livret pour le salarié.

2 - La présentation générale de l'entreprise

Cette partie renseigne sur l'histoire de l'entreprise, en commençant par sa création, les dates à retenir et l'évolution au fil des ans. Le nouveau collaborateur y découvrira les grands projets prévus sur le long terme, ainsi que les objectifs fixés à court terme. Cela donne des indications sur les choix stratégiques de l'entreprise et les moyens mis en place pour atteindre ses objectifs.

3 - Les valeurs de l'entreprise

Expliquer quelles sont les valeurs auxquelles l'entreprise accorde de l'importance favorise l'implication des nouveaux collaborateurs. L'objectif sera de fédérer les employés autour de valeurs communes, de leur donner envie d'adhérer à la culture d'entreprise.

4 - La présentation des lieux et de l'environnement de travail

Ce chapitre délivre toutes les informations pratiques concernant le lieu de travail et l'environnement de l'entreprise. Le principe étant de faciliter l'intégration du salarié en l'aidant à se repérer au sein des locaux. Il peut être intéressant d'y ajouter des détails pratiques concernant les alentours (parkings, transports, etc.).

5 - Les outils de l'entreprise

Dans cette partie, il s'agit de recenser tous les outils que l'entreprise met à disposition de ses équipes. Cela peut être un espace intranet, des applications bureautiques, un outil de communication de groupe, etc.

6 - Les informations concernant l'organisation et la réglementation

Le livret doit détailler les modalités d'organisation de l'entreprise, les horaires de travail, le règlement intérieur. La convention collective et les bonnes pratiques liées à la sécurité sont aussi présentées dans ce chapitre.

7 - Les questions pratiques et les procédures appliquées par l'entreprise

Le salarié retrouve des renseignements utiles concernant les différents services et les procédures administratives. Il s'agit ici d'aider le nouvel arrivant à comprendre le fonctionnement de l'entreprise sur des questions diverses comme la gestion de paie, des absences, des congés payés, etc.

8 - La présentation des instances représentatives du personnel

Cette partie rassemble tous les éléments concernant les instances représentatives et les commissions dont dispose l'entreprise. Elle donne diverses informations pratiques comme les lieux et les coordonnées des membres, ainsi que leurs missions.

9 - Les avantages

Le nouvel arrivant découvre ici tous les droits et avantages que propose l'entreprise à ses collaborateurs : tickets restaurant, chèques vacances, mutuelle, participation aux frais, etc. Sandrine Fourment illustre l'idée de créer « un petit guide de procédure sur la manière de demander ses congés payés ou les règles pour l'attribution de tickets restaurant. On reprend les différents avantages sociaux et les principaux points de la convention collective. Lorsqu'il y a des politiques salariales spécifiques, elles peuvent aussi être rappelées dans le livret ».

10 - La formation professionnelle

Le livret peut aussi comporter une partie sur les plans de formation proposés. Cela constitue un atout supplémentaire, puisque le nouvel arrivant pourra se projeter et connaître les perspectives d'évolution possibles.

Comment fabriquer un livret d'accueil attractif ?

• Sélectionner les informations à communiquer
• Choisir un support en adéquation avec la culture de l'entreprise
• Rédiger un contenu riche mais synthétisé
• Employer le bon ton
• Soigner la mise en forme
• Faire preuve d'originalité
• Prévoir des mises à jour régulières

Sélectionner les informations à communiquer

La création d'un bon livret d'accueil passe par le choix des informations qui vont y figurer. Il s'agit de collecter toutes les informations essentielles et pertinentes sur l'entreprise. Collaborer avec les équipes concernées s'avère également nécessaire pour obtenir le plus d'informations détaillées et fiables possible.

Choisir un support en adéquation avec la culture de l'entreprise

Le choix du support détient son importance pour rendre le livret d'accueil le plus attrayant possible. Celui-ci doit refléter l'image de l'entreprise et être cohérent avec son activité et ses valeurs. Une entreprise spécialisée dans l'univers du web privilégiera un format numérique par exemple.

Rédiger un contenu riche mais synthétisé

L'enjeu du livret d'accueil est d'apporter tous les renseignements utiles au salarié pour simplifier son arrivée dans l'entreprise. Ce dernier doit y retrouver les réponses aux questions qu'un nouvel employé peut être amené à se poser. La richesse du contenu et la pertinence des informations sont donc des critères à garder en tête lors de la création du livret. Le défi sera de parvenir à condenser tous les éléments essentiels de façon à obtenir un document synthétique et simple à lire.

Employer le bon ton

Il est primordial de bien choisir le ton à employer dans le livret d'accueil. Celui-ci doit correspondre à la culture et à la politique de l'entreprise, et surtout s'adresser directement aux nouveaux salariés. Par exemple, s'il est de coutume pour les collaborateurs de l'entreprise de se tutoyer, alors le tutoiement sera également utilisé dans le livret.

Soigner la mise en forme

Comme tout outil de communication, le livret d'accueil doit donner envie d'être lu. D'où la nécessité de soigner la présentation visuelle. Quel que soit le format sélectionné, il est important de conserver la charte graphique de l'entreprise (logo, couleurs, police d'écriture, etc.). Ajouter des images, des photos, des tableaux, apporte de la clarté à l'ensemble et facilite la lecture.

Faire preuve d'originalité

Si la culture de l'entreprise s'y prête, il est intéressant de jouer la carte de l'humour et de l'originalité pour produire un livret d'accueil qui sorte du lot. Il est également possible d'y inclure un kit de bienvenue avec des accessoires à l'effigie de l'entreprise.

Prévoir des mises à jour régulières

Le livret d'accueil est un document RH voué à évoluer au fur et à mesure que l'entreprise grandit. C'est pourquoi cet outil doit régulièrement être mis à jour, que ce soit au niveau de la présentation de l'entreprise, de l'organigramme, des données sur les salariés, des processus ou des outils utilisés. Cette actualisation est la clé pour assurer la pérennité du livret d'accueil et fournir des informations toujours fiables et exactes aux collaborateurs, surtout aux nouveaux arrivants.

Modèle à télécharger

HubSpot a élaboré un modèle de livret d'accueil d'entreprise personnalisable et téléchargeable gratuitement.

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