Le changement organisationnel est fréquent en entreprise. Le développement de nouvelles technologies, des préoccupations sociétales émergentes, les crises économiques ou encore les réglementations évolutives induisent en effet des transformations régulières, plus ou moins en profondeur. Il s'agit non seulement de se tenir à jour, parfois de manière contrainte, mais aussi de gagner en performance dans un contexte où la pression concurrentielle est accrue.
Le manager, conformément à la stratégie insufflée par la direction, mène les projets de changement, rapidement et efficacement, afin de maintenir la compétitivité de l'entreprise tout en préservant le bien-être au travail de son équipe. La réactivité est d'autant plus de mise dans un contexte particulièrement mouvant, quand le digital accélère la transformation. Certaines entreprises, dans le cadre d'un projet de changement organisationnel d'envergure, recrutent un manager de transition pour éviter la surcharge de travail et l'effet de saturation du changement.
Qu'est-ce que le changement organisationnel ?
Le changement organisationnel, en management, désigne l'ensemble du processus opérationnel qui aboutit à une transformation des pratiques et des comportements dans l'entreprise. L'adoption d'un nouvel outil ERP ou l'objectif de réduction de l'empreinte carbone de l'entreprise, par exemple, nécessitent de mettre en œuvre un projet de changement organisationnel.
La transformation induite par le changement organisationnel peut être :
- Délibérée et planifiée : l'entreprise mise sur une transformation pour anticiper des opportunités stratégiques. C'est une conception volontariste du changement opérationnel. Exemple : parce qu'elle a la volonté de se positionner comme leader sur son marché, l'entreprise fait une levée de fonds et procède à un recrutement massif qui nécessite de réorganiser les équipes.
- Subie et contrainte : la transformation est déclenchée en réponse à l'environnement socio-économique. C'est une conception déterministe du changement opérationnel. Exemple : la crise sanitaire impose le recours au télétravail, qui nécessite de s'approprier de nouveaux outils et d'adopter de nouvelles pratiques au travail.
Les étapes du changement organisationnel :
- Prise de conscience
- Mise en mouvement
- Stabilisation
La prise de conscience
Première étape pour mener la conduite du changement : la prise de conscience, ou « unfreezing », pour « dégel » ou « décristallisation ». C'est le psychologue américain Kurt Lewin, fin des années 1940, qui utilise ces termes largement repris depuis. Ce spécialiste en comportementalisme avance à l'époque qu'il est d'abord nécessaire de faire « fondre » le modèle en place, afin de lever la résistance au changement avant de le mettre en œuvre. À l'occasion de cette phase d'initiation du changement organisationnel, il s'agit d'identifier la transformation nécessaire ou opportune, puis de la communiquer au groupe pour favoriser l'implication collective. Concrètement :
- La direction définit la problématique ou le besoin.
- Les solutions envisageables sont listées.
- Le manager convainc ses collaborateurs de l'intérêt du changement.
- L'équipe se concerte, chaque collaborateur participe à élaborer les moyens de mise en œuvre du changement organisationnel.
La mise en mouvement
Deuxième étape du changement organisationnel : la mise en mouvement, également appelée « moving » ou adaptation. C'est lors de cette phase de transition que l'entreprise choisit et adopte la solution en réponse au besoin ou à la problématique. Pour favoriser le changement dans de bonnes conditions, et rendre les collaborateurs opérationnels rapidement, le manager forme les équipes à l'usage de la solution et reste à l'écoute de chacun pour pallier les difficultés et les éventuelles résistances résiduelles. Ce dernier point relève du leadership, compétence essentielle pour mener à bien un changement au sein d'une entreprise.
La stabilisation
Dernière étape : la stabilisation, ou « freezing », pour « regel » ou « recristallisation ». Après avoir fait fondre l'ancien modèle et lui avoir donné sa nouvelle forme, il s'agit de la solidifier. L'usage de la nouvelle solution doit être consolidé, jusqu'à s'ancrer dans la routine de l'entreprise. À cet effet, les résultats du changement organisationnel sont contrôlés et font l'objet d'un suivi minutieux. Le manager veille à communiquer sur ces résultats auprès des collaborateurs, afin de récompenser leurs efforts et leur engagement. À noter que fin des années 1980, les chercheurs américains Zmud et Cooper complètent la théorie de Kurt Lewin en ajoutant une étape d'infusion, appliquée aux changements organisationnels dans les systèmes d'information (SI) : le nouveau SI infuse, jusqu'à engendrer des innovations en cascade.
Exemples d'application du changement organisationnel
Exemple d'application d'un changement organisationnel prescrit
Dans un contexte de crise sanitaire, les pouvoirs publics ou l'employeur imposent le télétravail en entreprise. Ce type de changement organisationnel est brutal, il faut s'adapter en urgence et la restructuration doit être rapide. Par conséquent, l'entreprise mise sur une communication accrue et la contribution de tous les managers au projet.
- Prise de conscience : le changement organisationnel est nécessaire. L'entreprise communique les enjeux aux collaborateurs afin de freiner les résistances et pour les convaincre de l'intérêt du télétravail. La direction, en collaboration avec les managers et à l'écoute des collaborateurs, envisage plusieurs solutions : le télétravail sur la base du volontariat et le télétravail partiel, mais aussi la mise en œuvre d'un nouvel outil collaboratif à distance.
- Mise en mouvement : eu égard aux prescriptions réglementaires et aux avis récoltés dans l'entreprise, le choix se porte sur le télétravail partiel avec présence alternée des collaborateurs au bureau. La direction en outre adopte une plateforme collaborative à distance et forme les équipes à l'usage du nouvel outil.
- Stabilisation : le manager évalue l'opportunité de la solution retenue, et collecte les retours des collaborateurs après une brève période d'usage.
La règlementation compte parmi les déclencheurs majeurs de changements organisationnels. Le passage aux 35 heures hebdomadaires, en 2000, illustre également ce type de transformation structurelle en entreprise.
Exemple d'application d'un changement organisationnel construit
- La direction et les collaborateurs prennent progressivement conscience des préoccupations environnementales. Un effort écologique incombe à l'entreprise, et les bénéfices sont partagés : plus de sens au travail à l'échelle individuelle, une meilleure image de marque à l'échelle collective. Plusieurs solutions sont envisagées : une politique 0 papier, des équipements moins énergivores et un parking pour les vélos.
- Les meilleures solutions sur le plan coût/avantages sont retenues et mises en œuvre, et les bonnes pratiques écologiques sont diffusées dans l'entreprise pour être adoptées par chacun. Lors de cette phase de transition, l'entreprise sensibilise les collaborateurs en continu sur les enjeux du changement organisationnel.
- Les nouvelles pratiques se stabilisent et s'ancrent dans l'entreprise. Le manager mesure et communique sur les résultats obtenus.
Exemple d'application d'un changement organisationnel volontaire
- Dans un contexte de progrès technologiques exponentiels, et à l'ère du Big Data, l'entreprise souhaite tirer parti de l'innovation pour gagner en performance : elle initie sa transformation digitale. Les outils pertinents sont identifiés, et les collaborateurs sont sensibilisés aux enjeux de l'exploitation des données.
- L'entreprise choisit et met en œuvre les outils digitaux, et forme les collaborateurs à l'usage des nouvelles technologies.
- L'usage se stabilise, et de nouvelles opportunités émergent naturellement.
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