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28 septembre 2017

5 conseils pour passer d'Excel à HubSpot CRM

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Lorsque les équipes d'entreprises commencent à utiliser le CRM gratuit de HubSpot pour organiser leurs données clients et leur stratégie de portée, une des premières et des plus importantes étapes à suivre consiste à transférer ces données dans HubSpot.

Cette opération se traduit souvent par une mise à jour des feuilles de calcul et la recherche d'un moyen de recréer les rapports Excel dans HubSpot. À l'instar de tout CRM, trouver quand et comment effectuer ces processus peut prendre du temps si vous ne disposez pas des ressources appropriées.

Conseil 1 : trouvez les données

Si vous utilisez un CRM pour la première fois, vous disposez certainement de plusieurs feuilles de calcul Excel et d'innombrables données d'e-mail ou LinkedIn. La première recommandation est de dresser la liste de toutes vos sources de données avant même d'ouvrir une feuille de calcul Excel.

Vous aurez ainsi la certitude de n'oublier aucune de vos données. Transférez ensuite toutes les données non électroniques dans une nouvelle feuille de calcul Excel en vue de les importer dans HubSpot.

Conseil 2 : importez les données pertinentes

Si le CRM gratuit de HubSpot ne limite pas le nombre de contacts, d'entreprises et/ou de transactions, cela ne signifie pas que vous pouvez tout importer. Il convient en effet de laisser certaines données personnelles de côté, car vos prospects préféreront sans doute être contactés sur leurs messageries professionnelles.

Les utilisateurs de CRM les plus efficaces sont ceux qui n'importent et ne stockent que les données directement liées à leurs clients et à leurs prospects. Sans restreindre vos données, cette approche vous permet de vous concentrer exclusivement sur votre entreprise lorsque vous utilisez le CRM. D'une certaine manière, il vaut mieux privilégier des données clients très désorganisées que des données personnelles très organisées. 

Conseil 3 : mettez vos données à jour

Lorsque toutes vos données se trouvent dans HubSpot, il est souvent recommandé de tout réexporter. Tout le travail effectué jusqu'à présent a certes été utile, mais les données importées n'ont pas encore été nettoyées.

Si vous avez importé 10 feuilles de calcul différentes dans HubSpot, vous pouvez maintenant exporter toutes ces données dans une ou deux feuilles de calcul agrégées (une pour les contacts et une autre pour les entreprises) à des fins de mise à jour.

L'étape suivante consiste à utiliser la fonction RECHERCHEV, pour aligner les données des contacts et des entreprises, avant de les réimporter dans HubSpot.

Conseil 4 : supprimez les doublons

Le logiciel HubSpot supprime les doublons sur la base de l'adresse e-mail (par ex., deux adresses e-mail différentes seront traitées comme deux contacts différents, même si elles appartiennent au même individu).

Il est toutefois recommandé de supprimer les doublons en amont (pour ne pas envoyer deux fois le même e-mail à la même personne, par exemple).

Bien que vous puissiez dédupliquer les contacts dans HubSpot CRM à l'aide de la fonction de fusion, l'approche présentée ci-dessus peut être plus rapide pour les utilisateurs qui découvrent HubSpot CRM. 

Conseil 5 : segmentez rapidement vos données

L'un des puissants outils organisationnels de HubSpot CRM, les vues personnalisées, vous permet de filtrer rapidement votre base de données et de la diviser en vues auxquelles vous pourrez accéder ensuite avec un simple clic.

Par exemple, maintenant que vos données sont stockées dans le CRM, vous pourriez envisager de créer un modèle ou une séquence d'e-mail de prospection. Pour éviter d'envoyer votre message dans la boîte de réception personnelle d'une personne, voici une méthode conseillée :

  • Cliquez sur Ajouter un filtre, à gauche de la page Contacts de HubSpot CRM.
  • Cherchez la propriété E-mail et cliquez dessus.
  • Sélectionnez l'option Ne contient pas et énumérez les domaines d'e-mail gratuits courants à éviter (par exemple Gmail et Hotmail à contrario des adresses e-mails profesionnels tels que dupont[@]hubspot.fr).

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