Le mail de prospection est le premier courrier électronique qu'une entreprise envoie à un client potentiel, aussi appelé prospect. Les emails de prospection sont devenus indispensables pour acquérir de nouveaux clients, alors que le démarchage téléphonique fonctionne de moins en moins. À l'ère de la connexion permanente, ils sont la méthode la plus répandue pour prospecter activement. Un email est rapidement écrit, s'envoie facilement et ne coûte rien. Il faut donc apprendre à bien le construire et à le maîtriser pour une prospection réussie.
Comment réussir un email de prospection ?
- Se présenter avec clarté
- Définir un objet unique
- Privilégiez les prospects vous connaissant déjà
- Convaincre le prospect
- Personnaliser le contenu en rapport avec le persona
- Donner de la valeur à votre email
- Privilégier la qualité à la quantité
- Programmez vos emails
- Procéder à des relances réfléchies
- Analyser les emails envoyés
Si vous souhaitez accélérer l'écriture et l'envoi de vos emails de prospection, utilisez le générateur gratuit d'emails de HubSpot, qui utilise l'intelligence artificielle pour générer des emails selon l'objectif et le ton que vous insérez comme requête. Utilisez ensuite l'outil d'emailing pour planifier, envoyer et suivre vos emails de prospection, et bien d'autres.
Se présenter avec clarté
La première étape pour écrire un email de prospection est de penser à se présenter. Vous ne devez pas sous-estimer la personne qui vous lit, mais vous mettre à sa place, surtout si elle ne vous connaît pas. Écrire une présentation même courte est nécessaire pour que le prospect qui vous lit sache qui vous êtes et pourquoi vous lui envoyez un email. Cette présentation doit se situer au tout début de l'email pour éclaircir la situation et ainsi, votre lecteur saura parfaitement à qui il a affaire. Cette présentation se veut être concise et mettra en avant vos nom et prénom ainsi que la nature de votre entreprise et les services que vous offrez.
Pour compléter votre présentation, pensez à avoir une signature professionnelle. Cette dernière donnera davantage de crédibilité à votre présentation. Pour cela, voici plusieurs outils de création de signature.
Définir un objet unique
Pour rédiger le titre lui-même, il faut indiquer un objet qui n'est pas commun à tous les emails envoyés. Pour cela, l'objet de l'email doit concorder avec votre mission auprès du futur prospect. L'objet de votre email doit capter son attention tout de suite afin qu'il clique sur le lien pour ouvrir l'email. Un objet non précisé ou inexistant sera considéré comme un spam à ses yeux.
Il faut donc écrire l'objet en lien avec votre activité ou avec les besoins de votre prospect. Votre email doit alors faire exception parmi la masse de messages que reçoit votre prospect chaque jour. Il faut susciter son intérêt pour l'intriguer et montrer la pertinence de votre contenu, notamment en indiquant son nom dans l'objet de l'email.
Pour plus d'informations à propos de la définition d'un objet, jetez un oeil à notre article sur l'optimisation des emails commerciaux.
Privilégiez les prospects vous connaissant déjà
Vous aurez plus de chances de recevoir une réponse de la part d'un prospect ayant déjà été en contact avec votre entreprise d'une manière ou d'une autre. Et pour cause : L'email sera perçu comme moins intrusif si le prospect se rappelle avoir interagi avec votre marque au préalable (réseaux sociaux, etc.). Évitez le cold emailing autant que possible et votre taux de réponse n'en sera que plus élevé.
Convaincre le prospect
Pour arriver justement à capter l'attention et donner confiance au futur prospect, vous devez choisir et utiliser les bons mots dans le texte de votre email. Le but est d'écrire les bons mots pour arriver à lui proposer les bonnes solutions en lien avec son entreprise. Un vocabulaire adapté et technique mettra en valeur votre expertise, mais aussi tous vos points forts. À vous de montrer les résultats de votre entreprise pour créer un lien de confiance avec le futur prospect à qui vous vous adressez.
Personnaliser le contenu en rapport avec le persona
Avant de personnaliser votre email de prospection, il faut effectuer une recherche sur votre cible pour répondre parfaitement aux demandes de votre persona. Une recherche minutieuse permettra de personnaliser votre email au maximum et sera fortement appréciée par votre lecteur. Vous devez donc analyser à qui vous écrivez pour répondre à ses attentes.
Le nom de votre prospect doit apparaître dans votre texte et cela attirera son attention. Grâce à vos recherches en amont, vous serez convaincu d'avoir un prospect attentif à votre email. Utiliser cette stratégie de la personnalisation de l'email vous sera bénéfique dans votre prospection commerciale.
Donner de la valeur à votre email
Votre email de prospection ne doit être ni trop long, ni trop court et vous devez lui donner de la valeur ajoutée pour qu'il fasse son effet, vous pouvez lui donner des conseils pour l'aider dans son projet par exemple, ou lui indiquer les éléments à prendre en compte lorsqu'il compare différents fournisseurs ou différents produits. Ne pas parler pour rien et aller à l'essentiel est l'attitude juste à adopter.
De même, si vous apportez un peu de nouveauté dans votre email, votre prospect sera plus intéressé et vous aurez plus de chances qu'il vous réponde rapidement. Il ne faut pas hésiter à mettre en avant un problème ciblé et des solutions adaptées qui valoriseront votre email.
Privilégier la qualité à la quantité
Question organisation des emails de prospection, il est conseillé de rédiger peu d'emails de très bonne qualité plutôt que d'en envoyer une masse où chaque email est écrit à la légère et non finalisé. Vous pouvez y aller progressivement si vous débutez la prospection, mais il faut toujours penser à la qualité de vos services et donc de vos emails. Il vaut mieux n'envoyer que cinq mails bien pensés, courtois et mettant en avant les atouts de votre entreprise que d'envoyer cinquante ou soixante emails non personnalisés et froids. Si vous soignez vos emails avec une écriture de qualité, votre prospection sera d'autant plus efficace.
Programmez vos emails
Il vous sera plus simple d'écrire des emails de qualité si vous n'êtes pas déjà submergé par de multiples tâches nécessitant une attention simultanée. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, n'hésitez pas à utiliser un outil de programmation d'emails.
Procéder à des relances réfléchies
Après avoir envoyé un email de prospection pour un premier contact avec vos prospects, vous devez leur laisser le temps de le lire et de vous répondre, car ils seront aussi occupés que vous. Mais, si sept jours après l'envoi de votre premier email, il ne se passe toujours rien, vous pouvez mettre en place vos relances. Pour cela, le conseil essentiel est d'écrire un mail de relance type qui apporte quelques modifications par rapport à l'email de contact.
L'autre conseil est tout simplement de s'adapter à la situation de chaque prospect. Si après cette première relance, vous n'avez toujours pas de réponse, une relance quinze jours après le premier mail est envisageable. Dès que ce délai sera dépassé, vous pouvez vous orienter vers un autre contact de l'entreprise qui pourrait être plus réceptif à vos envois. En bref, le principal est de bien mesurer vos relances pour éviter de surcharger votre prospect et le faire reculer.
Analyser les emails envoyés
Une fois vos emails envoyés, que ce soit ceux de contact ou de relances, il est judicieux d'observer les statistiques des emails ouverts, lus et non lus pour vous améliorer dans votre stratégie de prospection commerciale. Au besoin, vous analyserez le pourcentage de réponses positives et négatives.
Ces statistiques, accessibles via un outil d'email tracking, vous permettront de vous remettre en question et de changer vos méthodes s'il le faut. Le but est de calculer si l'envoi de vos emails a suscité un minimum d'intérêt ou non chez vos futurs prospects. Une analyse fine vous permettra de prendre du recul sur votre prospection et de voir ce qui a bien fonctionné.
Exemples d'email de prospection
L'email d'introduction
Une structure aérée
Votre mail de prospection ne doit pas être un long bloc unique. Au contraire, vous devez privilégier un email aéré en plusieurs paragraphes pour que la lecture soit agréable et que votre prospect ait du plaisir à lire. La structure de votre email est un point-clé pour une bonne première impression.
Modèle concret d'un email
Voici un exemple fictif d'un email de prospection commerciale :
- L'objet contient le nom de l'entreprise.
- L'email est adressé au prospect en utilisant son prénom.
- L'expéditeur se présente et indique son rôle dans son entreprise.
- Il utilise une accroche personnalisée en fonction de l'activité du destinataire.
- Il apporte de la valeur en proposant du contenu informatif.
- La signature inclut le nom, le prénom, le nom de l'entreprise un lien vers le site et les coordonnées complètes.
Établir un plan
Le plan à suivre pour bien aérer votre email est le suivant :
- Se présenter.
- L'objet principal de l'email, le pourquoi.
- Apporter des solutions.
- Inclure un call-to-action.
L'email de relance
Un délai raisonnable entre les contacts
Dans le cas où le premier email de prospection commercial est resté sans réponse, il est nécessaire d'adresser au prospect un mail de relance. Il faut laisser passer de 3 à 7 jours ouvrables entre ces deux contacts. Par la suite, en l'absence de réponse du prospect, un second email de relance pourra être envoyé après un délai d'environ deux semaines.
Modèle d'un email de relance
Voici un exemple d'email de prospection de relance :
Source : https://www.cleever.co/
Un contenu direct et incitatif
Cet exemple respecte les mêmes règles de présentation que l'email d'introduction, notamment au niveau de l'objet et de l'accroche personnalisée. L'email de relance doit être relativement court, direct et incitatif. Il commence par une remise dans le contexte, un rappel de la situation. Il peut s'agir du dernier email ou d'un premier rendez-vous que vous avez eu avec le destinataire. Vous prendrez ensuite soin de rappeler la valeur ajoutée de votre produit ou de votre service. Pour conclure votre email de prospection, pensez à une formule de politesse indiquant votre disponibilité pour tout échange et à intégrer un call-to-action, l'objectif premier d'un email de prospection restant l'incitation à passer à l'action. Cet appel à l'action peut bien sûr concerner une vente, mais également une prise de rendez-vous, un téléchargement ou le remplissage d'un formulaire.
Par conséquent, vous avez en main tous les atouts pour rédiger un email de prospection de qualité. Avec un minimum de motivation et de savoir-faire, les clients viendront naturellement vers vous.
Pour aller plus loin, téléchargez ces modèles gratuits d'e-mails de prospection pour rédiger des e-mails réussis et percutants ou découvrez le logiciel emailing gratuit de HubSpot.
