Google Sheets s'est imposé comme la solution incontournable pour créer des calendriers partagés, s'adaptant à une multitude de besoins. Fini les fichiers Excel envoyés par e-mail et les versions obsolètes : place à un outil accessible à tous, centralisé et toujours à jour.
Quels sont les avantages d'un calendrier Google Sheets ?
Une solution gratuite intégrée à la suite Google
Un calendrier Google Sheets représente avant tout une solution entièrement gratuite, accessible à tous les utilisateurs disposant simplement d'un compte Google. Nul besoin d'investir dans une licence payante, le calendrier Google Sheets est inclus dans la suite d'applications collaboratives Google Workspace. Ainsi, toute l'équipe peut accéder à cet outil sans frais supplémentaires. En 2023, Google Workspace compte plus de 6 millions d'entreprises utilisatrices, ce qui démontre sa popularité et son efficacité pour la gestion collaborative
Un outil collaboratif pour un suivi de projet en temps réel
Le principal avantage d'un calendrier partagé sur Google Sheets réside dans ses fonctionnalités collaboratives permettant un suivi de projet en temps réel. Fini les échanges de fichiers par e-mail et les risques d'erreur sur des versions obsolètes. Grâce au partage du calendrier Google Sheets, plusieurs utilisateurs peuvent simultanément consulter et modifier les données. Chacun dispose de la version la plus à jour, pour une collaboration fluide et efficace. En effet, Google Workspace permet de réduire jusqu'à 40 % le volume des e-mails, ce qui améliore la productivité et réduit les interruptions. De plus, l'historique des versions permet de visualiser les changements effectués et de retrouver facilement une ancienne version si besoin.
De multiples modèles pour s'adapter à chaque besoin
Autre atout majeur : Google Sheets propose de multiples modèles de calendrier pour s'adapter à chaque besoin. Que ce soit pour la planification d'un projet, la gestion des congés des équipes ou encore la programmation des publications sur les réseaux sociaux, il y a un modèle préconçu correspondant. Ces templates sont personnalisables à souhait pour refléter l'identité visuelle de l'entreprise ou ajouter des fonctionnalités spécifiques. Et si aucun modèle ne répond parfaitement, il y a toujours la possibilité de créer un calendrier Google Sheets de A à Z.
Une personnalisation aisée grâce aux fonctionnalités de Sheets
Cet outil se distingue également par ses options de personnalisation avancées, tirant parti de toutes les fonctionnalités de Google Sheets. La mise en forme conditionnelle permet par exemple d'appliquer automatiquement un code couleur selon le type de tâche ou l'état d'avancement, pour une lecture plus facile du calendrier. Il est également possible d'utiliser des formules pour calculer des totaux ou générer des graphiques. L'automatisation avec les macros Google Sheets représente un gain de temps précieux en simplifiant les actions répétitives.
Comment créer un calendrier sur Google Sheets ?
- Ouvrir un nouveau classeur dans Google Sheets.
- Définir la période couverte par le calendrier.
- Saisir les en-têtes de colonnes et de lignes.
- Appliquer une mise en forme conditionnelle pour distinguer les dates.
- Créer des onglets pour chaque mois ou période.
- Partager le calendrier avec les membres de l'équipe concernés.
1 - Ouvrir un nouveau classeur dans Google Sheets
La création d'un calendrier Google Sheets est un jeu d'enfant, même pour les novices en la matière. La première étape consiste à ouvrir un nouveau classeur dans Google Sheets. Pour cela, rien de plus simple : il suffit de réaliser un clic droit, puis de cliquer sur "Nouveau" et enfin sur "Google Sheets". Une fois le nouveau fichier ouvert, il faut le renommer avec un titre explicite, comme "Calendrier Marketing 2024" par exemple.
2 - Définir la période couverte par le calendrier
Ensuite, il faut définir la période couverte par le calendrier Google Sheets. Selon les besoins, il est possible de choisir de planifier une année complète, un trimestre ou même un seul mois. Il est important d'indiquer les dates de début et de fin dans des cellules séparées en utilisant le format de date JJ/MM/AAAA pour une lecture facile. Cette étape permettra de délimiter clairement la période du calendrier partagé.
3 - Saisir les en-têtes de colonnes et de lignes
L'étape suivante consiste à saisir les en-têtes de colonnes et de lignes. Pour les colonnes, il faut indiquer les jours de la semaine, du lundi au dimanche. Concernant les lignes, il est possible d'opter pour les numéros de semaine ou inscrire les dates exactes, selon la préférence de l'utilisateur. Attention à ne pas oublier d'ajouter des colonnes supplémentaires pour les tâches à réaliser, les événements importants ou encore les statuts d'avancement.
4 - Appliquer une mise en forme conditionnelle pour distinguer les dates
Pour une lecture plus facile du calendrier Google Sheets, il est judicieux d'appliquer une mise en forme conditionnelle afin de distinguer les dates. Pour cela, il suffit de sélectionner la plage de cellules contenant les dates, puis de cliquer sur "Format" et choisir "Mise en forme conditionnelle". Il est ainsi possible d'attribuer des couleurs spécifiques selon le type de jour, par exemple en mettant en évidence les weekends ou les jours fériés.
5 - Créer des onglets pour chaque mois ou période
Si le calendrier couvre une longue période, il peut être pertinent de créer des onglets distincts pour chaque mois. Il suffit de cliquer simplement sur le "+" en bas à gauche du classeur pour ajouter un nouvel onglet. Il faudra le renommer avec le mois concerné, puis répliquer la structure du premier onglet dans les suivants, afin d'obtenir un calendrier Google Sheets clair et organisé.
6 - Partager le calendrier avec les membres de l'équipe concernés
Enfin, pour favoriser la collaboration, il est essentiel de partager le calendrier avec les membres de l'équipe concernés. Rien de plus simple : il suffit de cliquer sur "Partager" en haut à droite de l'écran, puis de saisir les adresses e-mail des collaborateurs. Il ne faudra pas oublier de définir des droits d'accès spécifiques pour chacun : lecture seule, modification ou ajout de commentaires. Si besoin, il est également possible d'envoyer un message personnalisé avant de cliquer sur "Envoyer". Le calendrier partagé est maintenant accessible à tous les membres de votre équipe, pour une collaboration optimale.
5 modèles de calendrier Google Sheets à utiliser
1 - Le calendrier éditorial
Le calendrier éditorial est l'allié indispensable des marketeurs et des créateurs de contenu. Grâce à ce modèle de calendrier Google Sheets, les utilisateurs bénéficient d'une vue d'ensemble de toutes vos publications prévues : articles de blog, posts sur les réseaux sociaux, newsletters, etc. Avec des rubriques dédiées à la date, à l'auteur, au titre et à l'étape de production (brouillon, relecture, programmé), il est possible de suivre efficacement votre stratégie de contenu. Ce calendrier partagé permet également de surveiller la fréquence de publication par type de contenu, pour maintenir un rythme optimal.
2 - Le calendrier de gestion de projet
Pour les chefs de projet, le calendrier Google Sheets est un outil de planification incontournable. En téléchargeant des modèles ou en créant des versions uniques, il est facile de visualiser toutes les tâches à réaliser, les jalons importants et les deadlines à respecter. Selon la méthode de gestion de projet préférée, il faudra opter pour une vue Gantt ou Kanban, et attribuer des responsables à chaque action tout en suivant l'état d'avancement en temps réel.
3 - Le calendrier des congés et absences
Un calendrier Google Sheets est très utile pour simplifier la gestion des congés et des absences dans une entreprise. Avec le modèle proposé par Excel-Pratique, il est possible de centraliser les demandes de congés payés, de RTT et les arrêts maladie de tous vos collaborateurs. Fini les tableaux complexes et les formules alambiquées, ce type calendrier permet de centraliser les demandes de congés payés, de RTT et les arrêts maladie mais aussi de calculer automatiquement les soldes de congés restants pour chaque salarié. Il est même possible de paramétrer un workflow de validation des demandes pour une gestion RH optimale et sans stress.
4 - Le calendrier de publication sur les réseaux sociaux
La présence sur les réseaux sociaux nécessite une planification rigoureuse. Grâce au calendrier Google Sheets, il est facile de programmer les publications en fonction du réseau social visé et de la date et heure de diffusion. Les métriques clés comme l'engagement, la portée ou les clics générés peuvent être suivies facilement et ce calendrier partagé permet également d'assurer un suivi précis du budget publicitaire alloué à chaque publication sponsorisée.
5 - Le calendrier de rendez-vous clients
Enfin, pour les commerciaux et les entrepreneurs, le calendrier Google Sheets se transforme en un véritable agenda partagé avec l'équipe et les clients. En effet, ces professionnels seront en mesure de planifier les rendez-vous de tous les commerciaux avec les prospects et les clients existants. D'un simple coup d'œil, le statut de chaque rendez-vous peut être visualisé : planifié, réalisé ou reporté. Ce calendrier partagé permet même de suivre les objectifs et le chiffre d'affaires réalisé par chaque commercial.
Pour aller plus loin, découvrez comment obtenir une visibilité à l'année sur les congés de vos collègues en téléchargeant les modèles de planning d'absences ; ou découvrez l'outil de synchronisation des données.
