Comment faire un bon de commande ?

Le bon de commande est établi entre un vendeur et un acheteur. Ce document commercial permet à une entreprise de confirmer une vente avec son client. Il n'est pas obligatoire de l'établir, mais, en cas de rédaction de celui-ci, il doit respecter certains critères pour être valide.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Le bon de commande est un document commercial établi par le vendeur. Il relate les détails de la commande et permet de matérialiser l'intention d'achat. Produire un bon de commande n'est en aucun cas obligatoire et n'a pas de valeur comptable. En effet, une vente peut être conclue à l'oral à partir du moment où le vendeur et l'acheteur ont trouvé un accord sur le prix, les produits et les quantités. C'est, par exemple, le cas sur le marché.

À quoi sert un bon de commande ?

La production d'un bon de commande est fortement recommandée pour les ventes de marchandises plus complexes. Ce document a une valeur juridique une fois signé. Le bon de commande est donc un contrat synallagmatique, autrement dit, c'est un engagement réciproque entre les deux parties comportant des obligations.

• Le vendeur doit honorer sa commande et livrer les produits en respectant les conditions du bon de commande.
• L'acheteur s'engage à réceptionner les produits et à les régler.

Le bon de commande fixe un cadre juridique et commercial précis à une vente. Il prévient toutes contestations ultérieures en rapport avec la commande entre le client et l'entreprise qui vend son ou ses produits. Le bon de commande permet aussi de communiquer au client les informations précontractuelles définies par la loi concernant les caractéristiques essentielles des biens vendus comme sa description et son prix.

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Le bon de commande est généralement utilisé dans le cadre d'une relation vendeur/acheteur pour la fourniture de biens. Le devis, quant à lui, n'est assimilable à un bon de commande qu'une fois signé, mais il s'utilise davantage dans le cadre de la prestation de services.

Qui doit faire le bon de commande ?

Le bon de commande est établi par le professionnel vendeur (fournisseur) et s'adresse à son client. Le client peut ensuite, grâce à ce document, constater que la marchandise livrée est conforme à la commande établie. Ensuite, le vendeur effectue une facture. Contrairement au bon de commande, la facture est un document obligatoire. C'est aussi une pièce comptable faisant office de demande de règlement.

Dans les sociétés, les bons de commande sont majoritairement gérés par les départements ventes (assistantes commerciales, secrétaires, etc.). Le choix de la personne qui établit ce document commercial dépendra aussi de la taille de l'entreprise (TPE, PME, ETI, GE).

Le client s'engage, par le biais du bon de commande, auprès du fournisseur, pour la commande d'un produit ou d'un service. Ce bon est fait par le service achat ou à défaut de ce service par la personne qui achète la marchandise. Dans une grande entreprise, il peut alors être validé par un responsable du service achat ou par un directeur financier.

Comment faire un bon de commande ?

Pour réaliser des bons de commande, il existe des modèles à télécharger en ligne. Mais, il est aussi possible d'établir des bons de commande sur Word ou Excel. Cependant lorsqu'il y a beaucoup de bons de commande à établir, la saisie peut prendre beaucoup de temps.

C'est pourquoi l'entreprise a tout intérêt à utiliser un logiciel de gestion commerciale (comme HubSpot, EBP, Sage, Sellsy ou Oxygène) avec différents formulaires possibles (devis, factures, etc.). Certains de ces logiciels sont gratuits et d'autres payants.

L'entreprise gagnera un temps certain grâce à la simplicité des différentes fonctionnalités proposées. Elle devra, au préalable, établir ses fiches clients.

De plus, en utilisant ce type de logiciel, les bons de commande enregistrés seront conformes à la législation française. Enfin, ces logiciels facilitent également la gestion des stocks et le pilotage global de l'activité.

Voici un modèle de bon de commande réalisé par HubSpot :

Quelles sont les mentions légales à mettre sur un bon de commande ?

Pour être valide, l'entreprise doit faire figurer des mentions obligatoires sur son bon de commande.

Les informations qui concernent l'entreprise :

• La forme sociale de l'entreprise ;
• Le nom ou la raison sociale ;
• L'adresse du siège social ;
• Le numéro de SIRET ou SIREN ;
• Le montant du capital social ;
• Le numéro de TVA ;
• La mention RCS, la ville où se situe le greffe où l'entreprise est immatriculée ;
• Précision si la société est en cours de liquidation.

Les informations client (en BtoC) :

• Le nom du client ;
• L'adresse de son domicile.

Les informations client (en BtoB) :

• La raison sociale de l'entreprise ;
• L'adresse de son siège social ;
• Son numéro de TVA.

Les informations générales :

• Le numéro du bon de commande ;
• La date d'émission du bon de commande ;
• Le numéro du devis d'origine s'il y a lieu ;
• La signature du client avec la mention « lu et approuvé » ou « bon pour accord » ;
• La signature du fournisseur est fortement recommandée.

Les informations sur la transaction :

• La désignation des produits ;
• La quantité des produits ;
• Le prix unitaire des produits HT ;
• Le montant total de la commande HT et TTC ;
• Les taux de TVA applicables ;
• Les modalités de livraison et d'exécution ;
• Les modalités de paiement ;
• La mention du paiement d'un acompte le cas échéant ;
• Le taux de remise ;
• Le taux de pénalités ;
• Le délai de rétractation ;
• L'ensemble des garanties légales.

Sur le verso du bon de commande, en général, sont inscrites les CGV (conditions générales de vente).

Celles-ci doivent être acceptées et signées par le client pour justifier de l'acceptation des différentes clauses.

Pour la signature du bon de commande, l'entreprise a deux solutions.

• Faire signer le recto et le verso du bon de commande.
• Utiliser un système de renvoi au bas du recto du bon de commande avec une case à cocher où le client déclare avoir pris connaissance et accepté les conditions générales de vente. Les CGV constituent une garantie de sécurité supplémentaire en cas de contestations.

Si l'entreprise n'indique pas les mentions légales, celle-ci s'expose à des sanctions pénales allant jusqu'à 750 € d'amende.

Quelle est la durée du délai de rétraction ?

L'acheteur peut renoncer à son achat après l'avoir payé. Cette période s'appelle le délai de rétractation. C'est un droit de renonciation qui est prévu par la loi. Le vendeur a donc l'obligation de le respecter.

Dans le cas où le délai et les formalités de rétractation sont bien respectés, le droit de rétractation s'exerce sans autre condition. En effet, le client peut changer d'avis sans donner les raisons de sa décision au vendeur. Celui-ci ne pourra donc pas garder l'argent de la vente pour quelque motif que ce soit.

Le droit de rétractation doit obligatoirement être appliqué dans le délai légal pour être valable. La loi Hamon fixe le délai de rétractation à 14 jours. C'est un délai minimum légal prévu par l'article L. 221-18 du Code de la consommation. Une entreprise peut proposer un délai plus long, mais elle ne peut pas imposer de délai plus court. Par ailleurs, le délai de rétractation peut être prolongé de 12 mois si le client n'a pas été informé de son droit à la rétractation.

Enfin, le délai de rétractation de 14 jours commence à partir de la signature du contrat pour une prestation de services et à partir de la livraison dans le cas d'une vente de produits. Le client n'a cependant pas besoin d'attendre la réception du bien pour se rétracter. Il peut exercer son droit de rétractation avant la livraison.

Pour aller plus loin, téléchargez ces modèles et exemples de tableaux Excel gratuits et à utiliser dès maintenant.

Quelle est la différence entre devis et bon de commande ?

Devis et bon de commande sont tous deux des documents relatifs à une transaction, mais remplissent des fonctions différentes.

Le bon de commande a pour but de valider les modalités d'une transaction entre vendeur et acheteur. Si l'acheteur signe le bon de commande, il y a alors un engagement de la part des deux parties. L'acheteur s'engage à régler le paiement, le vendeur s'engage à fournir le produit ou service.

Le devis, quant à lui, n'engage en rien les deux parties. Il s'agit essentiellement d'une proposition. Son rôle est de permettre au vendeur de donner au prospect une idée claire de la transaction (prix détaillés, informations sur les produits ou services reçus). Un prospect peut tout à fait collecter des devis auprès de plusieurs vendeurs, pour ensuite réaliser une transaction auprès du vendeur le plus convaincant. HubSpot propose un outil de création de devis, et de nombreux modèles peuvent aussi être téléchargés sur le web.

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