Qu'est-ce qu'une solution PIM et comment en choisir une ?

Adopter une solution PIM peut être un choix judicieux pour tous les types d'entreprises. En effet, ce type de solution a vocation à aider les marques à mieux gérer leurs données produits. Concrètement, avec une solution ou un logiciel PIM, les services commerciaux n'ont plus besoin de saisir manuellement les données qui concernent leurs produits. Mais au-delà de tout aspect pratique, intégrer une solution PIM dans son fonctionnement est aussi l'occasion de mettre en place une nouvelle stratégie de gestion et d'analyse des données.

Qu'est-ce qu'un PIM ?

L'acronyme PIM signifie « Product Information Management », à traduire en français par « Gestion de l'information produit ». Un PIM ne se limite pas à une simple base de données. Il s'agit d'un logiciel ou d'une solution numérique dont le but est de collecter, d'organiser, de compiler et d'exploiter les données produits d'une marque ou d'une entreprise au service d'une stratégie globale.

Parmi les fonctionnalités proposées par un PIM, les utilisateurs peuvent profiter, entre autres :

• D'une interface de structuration des informations produits.
• D'outils d'aide à la rédaction de contenus éditoriaux.
• De modules de mise en forme de workflows.
• De la possibilité d'importer des données produits depuis leur site web ou un document externe.

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Pourquoi mettre en place un PIM ?

Si mettre en place un PIM dans une entreprise permet tout d'abord de constituer un espace unique et centralisé dans lequel stocker et mettre en ordre toutes les données produits, un logiciel ou une solution PIM peut aussi être utilisé pour les raisons suivantes :

• Ajouter des renseignements sur les descriptifs de chaque produit et, ainsi, croiser les informations produits avec tous les secteurs stratégiques de la marque (le marketing, par exemple).
• Traduire plus facilement les descriptifs produits, notamment dans le cas d'un site web multilingue.
• Exporter et partager les données produits dans des formats divers (XLSX, XML, ETIM) et en direction de plusieurs canaux de communication (autre logiciel ou solution métier, document imprimé, catalogue produits en ligne, etc.)

En résumé, les entreprises se tournent généralement vers un PIM lorsqu'elles ont besoin de recentraliser leurs données produits, éparpillées entre différents documents, parfois sur différentes machines, ou bien pour faciliter la diffusion simultanée de leurs informations produits sur plusieurs canaux.

Autre cas très courant qui peut inciter les entreprises à passer au PIM : des informations produits pas ou peu mises à jour à cause de processus de modification complexes. Il se peut aussi que les données produits aient besoin d'être structurées afin d'être plus lisibles à la fois pour les utilisateurs et pour les collaborateurs de l'entreprise qui les commercialise. Intégrer un logiciel PIM est, dans ce cas, la solution la plus adaptée.

Comment choisir une solution PIM ?

Le mode de déploiement de la solution PIM

Les possibilités de déploiement du logiciel PIM constituent le premier critère sur lequel se baser pour choisir la solution la plus adaptée aux enjeux de l'entreprise. Les modes de déploiement les plus courants pour une solution PIM sont le SaaS et le On-Premise.

D'un côté, le SaaS (Software As A Service) est un mode de déploiement délocalisé, basé sur le cloud. Pour accéder à des données stockées sur un SaaS, il faut donc se connecter à distance en utilisant Internet. L'hébergement du SaaS est, dans la grande majorité des cas, pris en charge par l'éditeur de la solution PIM.

De l'autre côté, le mode de déploiement On-Premise consiste à installer physiquement et localement la solution PIM au cœur de l'environnement informatique de l'entreprise. Dans ce cas, celle-ci achète une licence. L'hébergement est aussi pris en charge par les serveurs de l'entreprise. Pour s'y connecter, il n'est donc pas nécessaire d'établir une connexion Internet, mais simplement de définir des autorisations pour chaque collaborateur de l'entreprise.

Pour choisir entre un mode de déploiement SaaS et On-Premise, il est vivement conseillé de prendre le temps d'auditer les besoins de l'entreprise en matière de stockage de données. Ainsi, les grandes entreprises qui conservent des données sensibles se tourneront plutôt vers l'autonomie du déploiement On-Premise. Les plus petites structures, quant à elles, auront plus de facilité à envoyer leurs données sur un espace délocalisé, bien que cela implique une certaine dépendance vis-à-vis de l'éditeur de la solution PIM.

L'intégrateur-éditeur à l'origine de la solution PIM

Plusieurs solutions PIM sont proposées sur le marché. Cependant, certaines sont développées par un éditeur logiciel tandis que d'autres sont également mises en œuvre par un intégrateur.

Alors, éditeur, intégrateur, quelle différence ? Un éditeur logiciel est tout simplement une entreprise qui développe une solution pour répondre aux besoins de ses clients, particulièrement celui de collecter et de stocker leurs données produits. L'éditeur logiciel vend seulement la solution à l'entreprise qui doit, de son côté, assurer son intégration dans son propre environnement de travail.

Quant à l'éditeur, il intègre dans sa mission le processus de déploiement de la solution PIM à tous les niveaux de l'entreprise. Il peut aussi prendre en charge l'hébergement des données, si l'entreprise cliente a choisi un mode de déploiement en SaaS.

Les besoins relatifs au secteur d'activité de l'entreprise qui souhaite passer au PIM

Le secteur d'activité de l'entreprise à l'origine d'un projet de mise en place d'une solution PIM a son importance puisqu'il implique des enjeux parfois très différents. Ainsi, il est plus avantageux pour une entreprise traitant des données produits sensibles (dans le domaine médical, par exemple) de se tourner vers une solution qui peut se déployer en local sur ses propres serveurs.

Le secteur d'activité a aussi un lien direct avec les éditeurs et les intégrateurs de solutions PIM. Au fil du temps, certains d'entre eux se sont forgé une solide réputation dans certains domaines en particulier, en développant une vision métier des logiciels qu'ils commercialisent. Si les besoins de l'entreprise en matière de stockage et de hiérarchisation des données produits sont très spécifiques, le fait de se tourner vers une solution spécialisée et orientée métier peut avoir un grand intérêt.

L'ergonomie de la solution PIM

Outre les fonctionnalités proposées par les différentes solutions PIM du marché, l'ergonomie et l'architecture de l'interface logicielle constituent un critère pour choisir le logiciel le plus adapté aux besoins de l'entreprise. Bien entendu, cette décision dépend directement du niveau de formation des collaborateurs aux outils numériques.

Dans tous les cas, il est conseillé d'opter pour une solution facile à prendre en main afin d'engager toutes les personnes concernées dans le processus d'intégration d'une solution PIM. Opter pour un éditeur de PIM ayant produit et mis à disposition de la documentation pour les utilisateurs est aussi un choix pertinent pour optimiser la transition vers une démarche PIM.

Les possibilités d'intégration de la solution PIM dans l'écosystème de l'entreprise

Les possibilités d'intégration de la solution ou du logiciel PIM dans son écosystème numérique doivent également guider l'entreprise dans le choix de la meilleure solution PIM à adopter.

Par exemple, si cet environnement informatique est composé, entre autres, d'un logiciel CRM comme HubSpot (ou d'une solution ERP), il peut être intéressant de comparer les possibilités d'intégration de certaines fonctionnalités de la solution PIM à ces outils. Grâce aux API notamment, les processus commerciaux ou marketing peuvent être optimisés.

Le coût global de la solution PIM

Sous la forme d'un abonnement mensuel à une solution en ligne ou bien du paiement annuel d'une licence informatique, le coût de la solution PIM pour l'entreprise est un élément majeur à prendre en considération lors de la phase de choix.

Pour déterminer le budget à engager pour transiter vers une démarche PIM, les responsables de l'entreprise doivent prendre en compte le prix de la licence dans un premier temps, mais aussi celui de la maintenance régulière de l'outil. Pour prévoir les éventuels surcoûts, il faut également s'assurer que la formule proposée par l'éditeur permet de créer un compte sur l'outil à tous les collaborateurs de l'entreprise. En résumé, il faut anticiper une augmentation des dépenses en PIM dans le cas où cette solution engagerait de nouveaux collaborateurs à l'avenir.

Exemples de solutions PIM

Afineo

Afineo est une solution PIM française orientée métier. Flexible et simple d'utilisation, cet outil offre de nombreuses possibilités de déploiement en peu de temps. Il est donc idéal pour les entreprises qui souhaitent passer au PIM sans mettre en place des processus trop complexes et engager leurs collaborateurs directement dans la prise en main d'une solution PIM.

Afineo permet à ses utilisateurs :

• De créer et de partager des fiches produits de plusieurs marques et/ou plusieurs fournisseurs depuis une seule et même interface.
• De créer des « assets », c'est-à-dire des catégories correspondant, par exemple, à plusieurs marques de l'entreprise pour mieux hiérarchiser les données produits.
• De diffuser les données dans des formats dits « natifs » (XLSX, CSV, TXT, XML) afin qu'elles puissent être traitées sur tous les types d'interfaces.
• D'automatiser les flux d'export lors de la diffusion de données produits vers des outils comme Magento, Amazon ou tout autre ERP.

OneBase

OneBase fait aussi partie des solutions PIM françaises. Sa spécificité par rapport au reste de la sélection est d'être totalement sur mesure. De fait, son offre tarifaire s'adapte aux fonctionnalités souhaitées par l'entreprise.

Parmi les avantages de OneBase, le fait de proposer un nombre illimité d'utilisateurs, de projets de stockage de données ou encore de langues est un argument de poids au moment de choisir une solution PIM. Son orientation multi-secteurs (e-commerce, formation, BTP ou encore logistique) est un critère supplémentaire qui fait de OneBase une option fiable.

Pimalion

À l'origine, Pimalion est une solution d'import massif de données. L'outil comprend un module dit « ETL » (Extract Transform Load), mais aussi les fonctionnalités phares d'un outil PIM :

• Gestion de fiches produits.
• Traitement manuel ou automatisé d'informations produits.
• Gestion linguistique en fonction des canaux de diffusion privilégiés.
• Possibilité de personnaliser les fiches produits.
• Moteur de recherche intégré.
• Historique des versions des fichiers de données.

Enfin, Pimalion est idéal pour accompagner la mise en place d'une stratégie commerciale multicanale ou cross canal puisqu'il intègre un outil de publication, permettant de créer des campagnes médias ou encore de mettre en forme des catalogues produits print ou web.

Quable

Pour les entreprises dont l'objectif est de gagner en efficacité sur la diffusion de données produits vers un site web, Quable est la solution PIM idéale. L'outil répond à un enjeu de plus en plus courant, à mesure que la densité des catalogues produits augmente : améliorer les processus de mise à jour de l'offre produits en ligne des marques.

Parmi ses fonctionnalités, Quable propose :

• Le suivi du cycle de vie des données produits en temps réel grâce à un tableau de bord intégré.
• Une aide à la mise à jour des fiches produits et à l'édition des images.
• Un moteur automatisé de classification et de modification des produits.
• La possibilité d'importer et d'exporter en masse les données produits.
• Une aide à la traduction des contenus produits.

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