Outsourcing : définition, avantages et inconvénients

L'outsourcing, pour « externalisation » en français, désigne initialement le transfert d'une fonction de l'entreprise vers un partenaire externe. Pour se concentrer sur son cœur de métier et réduire les coûts, l'entreprise sous-traite des tâches déterminées à un prestataire spécialisé. Historiquement, le centre d'appel est la première fonction externalisée : l'outsourcing était alors majoritairement délocalisé. Dans les années 1980, la pratique s'applique à la fonction informatique : l'entreprise qui ne dispose pas des compétences en interne confie la gestion de son SI à une ESN dans le cadre d'un contrat d'infogérance.Le contexte social, économique et démographique étend le domaine d'application de l'outsourcing : les domaines de la relation client, de l'informatique ou encore de la comptabilité ne sont plus les seuls concernés ; de plus en plus de postes justifient d'évaluer l'opportunité d'une convention de services plutôt que d'un contrat de travail. 

D'un point de vue économique : un professionnel externe effectue un travail pour le compte de l'entreprise, les ressources humaines affectées ne comptent pas dans son effectif et les ressources matérielles utilisées n'entrent pas dans son actif. L'entreprise, dans une optique de résultat, crée de la valeur sans posséder les moyens. D'un point de vue juridique : l'entreprise préfère un contrat de services à un contrat de travail. 

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'externalisation ? 

Réaliser une activité en interne ou via un prestataire externe est une décision clé en stratégie d'entreprise. L'entreprise choisit d'externaliser pour les raisons suivantes :  

• L'économie de coût sur les salaires et les charges sociales est le premier avantage de l'outsourcing. Si cet argument est particulièrement valable lorsque l'externalisation s'accompagne d'une délocalisation, les honoraires facturés par le partenaire externe sont en pratique souvent alignés sur le coût engendré par un salarié. L'économie néanmoins se mesure en termes de foncier : en ayant recours à un prestataire extérieur qui travaille dans ses propres bureaux, ou à son domicile, l'entreprise économise sur l'espace de travail. 
• L'externalisation permet à l'entreprise de se focaliser sur son activité principale. Illustration : la marque de vêtements, pour se concentrer sur le développement de matières innovantes, confie sa stratégie de marketing digital à une agence spécialisée ; ainsi, elle ne s'embarrasse pas du recrutement des compétences ad hoc, et elle n'investit pas dans les outils nécessaires. Cet avantage de simplicité séduit particulièrement les TPE et PME qui souhaitent préserver l'envergure modérée de leur structure. 
• L'outsourcing est une solution efficace dans un contexte où de nouveaux métiers émergent, notamment avec l'avènement des usages du digital. L'entreprise en effet doit être ultra-réactive, or le processus d'embauche en interne est souvent plus long que le recours à un prestataire externe. Externaliser permet de trouver rapidement des compétences opérationnelles immédiatement. 
• Externaliser est une pratique conforme à la tendance des services à la demande, qui offre les avantages de la flexibilité et de la liberté. L'entreprise module son contrat de services au gré de ses besoins, sans s'engager dans une relation durable telle qu'induite par le CDI. Pierre Veltz, ingénieur, sociologue et économiste français, met en avant ce point fort en rappelant qu'il est plus facile de se séparer d'un fournisseur ou d'un prestataire que de licencier un salarié. 
• Pierre Veltz vante également les mérites de l'outsourcing en avançant l'argument de la pression concurrentielle subie pas les prestataires externes. Contrairement au salarié, sécurisé sur le long terme dans le cadre d'un contrat de travail, le prestataire doit continuellement faire ses preuves. Il est ainsi en mesure de proposer à l'entreprise des délais d'exécution serrés et une qualité de travail optimale. 
• L'outsourcing, en tout état de cause, va dans le sens de la transformation du marché de l'emploi : le phénomène de « Grande Démission » et l'essor de la « gig economy » confrontent les entreprises à une pénurie de salariés. Dans ce contexte, il arrive que l'entreprise ne parvienne pas à recruter sur la base du salariat, auquel cas elle se tourne vers des travailleurs indépendants. Pour preuve : en 2021, 61 % des startups comptent plus de 30 % de freelances dans leurs effectifs. Une forme nouvelle d'externalisation émerge en réponse à l'évolution des mœurs. 

L'outsourcing toutefois présente des risques :  

• L'entreprise, dans le cadre de certaines prestations externalisées, donne au prestataire accès à des données confidentielles. Sur les plans juridique et concurrentiel, l'entreprise doit veiller à sécuriser ce transfert d'informations, d'autant plus que le prestataire n'est pas lié par une clause d'exclusivité. 
• Le choix du partenaire est crucial. L'entreprise en effet commande un travail à exécuter en son nom, son image de marque est donc en jeu. Illustration : le centre d'appel externalisé, et délocalisé, emploie des non-natifs ; les clients qui appellent s'attendent à contacter l'entreprise, mais se retrouvent en conversation avec des interlocuteurs qui ne parlent pas bien français ; l'image de l'entreprise s'en trouve dégradée. 
• Contrairement au contrat de travail, le contrat de prestation de services ne crée aucun lien de subordination. Le degré de contrôle sur les ressources humaines est donc moindre, et cette absence de maîtrise peut s'avérer difficile à gérer. 
• L'entreprise qui externalise une fonction ne capitalise ni ressources humaines ni équipements matériels dans ce domaine. En cas de cession de l'entreprise, elle ne peut valoriser cette fonction, sauf à inclure dans la cession des contrats solides et pérennes avec ses partenaires. 

Pour tirer parti des avantages de l'outsourcing, sans en subir les risques, 2 aspects s'avèrent particulièrement stratégiques : le choix du partenaire d'une part, la rédaction du contrat de services d'autre part. 

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Quelles activités peuvent être externalisées ? 

Toutes les métiers qui ne représentent pas des activités stratégiques pour l'entreprise peuvent faire l'objet d'une externalisation.  

• La plupart des entreprises font appel à une société de nettoyage et d'entretien pour leurs bureaux : sans le savoir, ces entreprises font de l'outsourcing. 
• De la même manière, les entreprises de vente en ligne confient majoritairement leur service de livraison à une société de transport spécialisée. 
• Externaliser l'administratif est très fréquent dans les petites structures : la comptabilité, la paie ou encore les ressources humaines sont des fonctions indispensables, mais pour lesquelles l'entreprise ne souhaite pas investir en temps et en effectifs. 
• Le juridique est également souvent externalisé par les TPE et les PME. Le besoin en matière de conseil en effet est ponctuel, et ne justifie pas de recruter en CDI. 
• Quelle que soit leur envergure, les entreprises et même les travailleurs indépendants ont tendance à confier leur secrétariat téléphonique à un prestataire externe. Le gain de temps obtenu permet de se concentrer sur leur cœur de métier. Illustration : l'ostéopathe qui enchaîne les consultations ne peut pas se permettre d'être interrompu par les prises de rendez-vous, il délègue la tâche pour gagner en productivité. 
• Au lancement d'une activité, le créateur d'entreprise n'a pas le temps ou les compétences pour prendre en charge les relations presse et le community management. Or ces fonctions se révèlent essentielles pour accroître la notoriété de marque : l'outsourcing est une solution efficace. 
• Dans un contexte où les technologies et les mœurs évoluent rapidement, la stratégie de marketing digital doit être continuellement adaptée. Quand l'entreprise n'a pas les moyens de former régulièrement ses équipes ou d'investir dans les outils performants, elle choisit une agence spécialisée en marketing digital pour externaliser l'élaboration et la mise en œuvre de sa stratégie. 

Dans la conception traditionnelle de l'outsourcing, l'entreprise fait appel à une société spécialisée dans un domaine de compétences, pour assurer une fonction sur le long terme. La notion d'outsourcing évolue et recouvre des pratiques étendues : l'entreprise externalise des missions de courte durée auprès de travailleurs indépendants experts dans leur domaine. L'objectif reste le même : privilégier un service à la demande, dans un souci d'agilité, de simplification, d'optimisation du temps et des coûts. L'évolution de l'externalisation suit l'évolution du modèle du logiciel « on premise » vers le modèle SaaS : l'entreprise n'est plus propriétaire de la ressource, il se contente de l'exploiter. 

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