Le relevé d’heures est l’un des pires cauchemars de la plupart des collaborateurs dans les agences. Les salariés l’évitent à tout prix mais le temps (ou la personne qui a le malheur de devoir collecter les rapports sde suivi) finit toujours par les rattraper.

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Le vrai problème des relevés d’heures de suivi, c'est que les salariés doivent y indiquer le temps qu’ils passent sur absolument tout ce qu’ils font et personne n’aime rendre des comptes. Personne n’a envie de savoir si tel ou tel projet a été plus long qu’il ne l’aurait dû ou de découvrir qu’il a passé moins de temps que prévu sur une tâche censée être « colossale ». 

Pourquoi utiliser un relevé d’heures ?

C'est inévitable car notre secteur d’activité dépend entièrement des heures facturables. Même les contrats de prestation de services définissent le nombre d’heures que l’agence doit consacrer à un client spécifique chaque mois.

Cependant, personne ne prend réellement note de ses heures. Les agences ne savent donc jamais exactement combien de temps est nécessaire pour mener à bien un projet.

Prenons l’exemple suivant : un designer estime qu’il lui faudra 10 heures pour terminer une création. Trois mois plus tard, il remplit son relevé d’heures sur une période de deux semaines et indique qu’il a passé 11 heures sur ce projet. Il n’a pas pris note de ses heures, mais il estime que c’est une bonne approximation. Par ailleurs, il juge de bon ton de donner l’impression qu’il s’est beaucoup investi dans ce projet. Le chef d'équipe examine la feuille d’heures et la compare à l'estimation initiale. Il tire deux conclusions : 1) Le projet n'est pas rentable 2) Les devis futurs devront compter 15 heures pour ce type de projet de création. 

Maintenant, si le designer avait effectué le suivi de ses heures, il se serait rendu compte qu’il n’avait passé que 6 heures sur cette commande. Cette information aurait changé la perspective de l’agence concernant ce type de projet. En outre, cette erreur de calcul entraîne un gonflement des prix. Elle donne l’idée fausse que tous les projets inférieurs à 15 heures ne sont pas rentables pour l’agence. 

Les relevés d’heures sont donc un mal nécessaire pour garantir la rentabilité. 

9 logiciels de suivi des heures qui méritent le détour

Pour déterminer le temps exact qu’il vous faut pour écrire un article de blog, pour créer une page de destination, voire pour répondre aux besoins d’un client particulièrement exigeant, vous avez besoin d’un logiciel de suivi des heures fiable et simple d’utilisation. Il doit également être conviviale et inclure toutes les fonctions requises, sans être trop compliquée.

Des modules complémentaires et des applications de suivi des heures sont disponibles dans de nombreux autres systèmes de gestion de projet pour agences. Voici donc 9 logiciels qui, selon nous, méritent le détour :

TrackingTime

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TrackingTime est un programme web qui permet de suivre les heures par tâche. Il vous suffit d’entrer une tâche, de choisir un projet et d’appuyer sur Play pour entamer le suivi.

Cette plateforme vous permet de voir les tâches d’autres collaborateurs et crée automatiquement des relevés d’heures basés sur votre activité dans l'application. 

TrackingTime propose également une application iPhone pour les salariés qui sont en déplacement. 

Timely

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Timely est une solution hybride qui allie une liste des tâches, une application de suivi des heures et un calendrier. Elle est compatible avec les principaux fournisseurs de calendrier tels que Google et Apple, et chaque tâche est associée à un projet spécifique.

Ce programme permet aux managers de consulter les projets et le calendrier de leur équipe. Ils voient ainsi qui est surchargé et quels projets dépassent le budget. 

Harvest
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Harvest offre une application de suivi des heures robuste et simple d’utilisation. L’application permet aux managers de rappeler aux membres de l'équipe de soumettre leurs feuilles d’heures. Elle leur permet également d’examiner les heures facturables et non-facturables au sein de l’entreprise et d’envoyer des factures. 

Une application de bureau est également disponible, et Harvest s'intègre à des outils tels que Basecamp, Trello et Zendesk. L’une des nouvelles solutions de l’entreprise s’appelle Forecast. Elle devrait faciliter l’affectation des équipes aux projets à venir, ainsi que la planification des délais lors de l’élaboration des réponses aux appels d’offres. 

Dashable

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Dashable extrait les informations relatives à un projet à partir d’applications telles que Trello, Basecamp, Github et Pivotal Tracker, et en synchronise le statut.

Cette application envoie chaque jour un e-mail aux utilisateurs leur demandant de confirmer leur activité et le nombre d’heures cumulées sur cette journée. Les managers reçoivent chaque matin un e-mail les invitant à passer en revue les activités et les heures facturables de la journée précédente.

Dashable comprend des fonctionnalités de facturation qui génèrent la création d’une facture lorsque le projet est terminé et qui accélèrent le paiement. 

Hubstaff

hubstaff 

Hubstaff permet aux managers de voir qui est en ligne et qui travaille sur quel projet, est destiné au suivi des heures des collaborateurs qui travaillent à distance. 

Ce programme fonctionne en arrière-plan de l’ordinateur de l’utilisateur et prend des captures d’écran régulières afin de garantir la productivité de ce dernier. Il est également compatible avec PayPal, Payoneer et Quickbooks pour les paiements et s’intègre à 16 plates-formes de gestion de projet, notamment Basecamp, Jira et Asana. 

Noko

 

Noko est un outil convivial de suivi des heures pour les équipes. Son système de marquage facilite le suivi des projets ou des types de tâches, tandis que son tableau de bord sépare les heures non facturables des heures facturables.

La section Pulse permet aux salariés de voir leur productivité par jour. Par ailleurs, vous pouvez importer des feuilles d’heures à partir d’Excel ou d’autres applications de suivi. 

Tick

tick

Tick est une application facile de suivi qui permet aux utilisateurs de choisir le projet, d’entrer une tâche et d’enregistrer leurs heures. L'une des caractéristiques utiles de cette application est qu’elle permet de déterminer instantanément le niveau d’avancement d’un projet et d’identifier s’il respecte le budget ou non.

Vous pouvez également définir un budget global et des budgets propres à chaque tâche. Ses fonctions de rapports permettent notamment d’examiner la rentabilité et le temps passé par client ou par salarié. 

Toggl

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Toggl est une application très populaire de suivi des heures, qui permet de gérer le temps d’équipes isolées au sein d’une entreprise.

Vous pouvez attribuer un taux facturable différent en fonction de chaque personne et si vous travaillez avec des indépendants, vous pouvez créer des espaces de travail distincts pour que les documents confidentiels ne tombent pas entre de mauvaises mains. La fonctionnalité de marquage facilite la recherche et l’évaluation des projets, des clients et des tâches. 

Ce logiciel examine également comment vous avez passé votre journée, y compris les programmes que vous avez utilisés, ainsi que les temps morts, ce qui peut être utile lors de la saisie manuelle du temps passé sur un projet.

Replicon

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Replicon offre une multitude de services, y compris Time Attend, qui assure le suivi de la productivité des collaborateurs.

Cette application inclut les demandes de congé et le suivi des heures supplémentaires. La société Replicon propose une formation approfondie et un support client disponible 24 h/24.

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Publication originale le 6 juin 2016, mise à jour le 06 décembre 2019

Sujet(s):

Agences marketing