Quels outils utiliser pour réserver une salle de réunion en entreprise ?

Les réunions en entreprise sont essentielles pour partager des idées, élaborer des stratégies ou aborder des situations sous un nouvel angle. Néanmoins, pour transformer la réunion en catalyseur de réflexion, une organisation minutieuse est nécessaire. Afin d'y parvenir, de nombreuses entreprises optent pour des outils de gestion de réservation de salles de réunion, contribuant ainsi à une meilleure utilisation de l'espace et à une collaboration plus efficace entre les équipes.

Pourquoi mettre en place un système de réservation de salles de réunion en entreprise ?

1 - Rationaliser le processus de réservation des salles de réunion

Les systèmes de réservation de salles simplifient la gestion des réunions et contribuent à un gain de temps significatif en éliminant les problèmes liés aux réservations classiques. Par exemple, l'office manager et les collaborateurs peuvent facilement planifier des réunions stand-up, des brainstormings ou des points d'avancement, en garantissant le choix de salles adaptées et en évitant les conflits de planning, ce qui permet de fluidifier l'organisation. 

2 - Optimiser la gestion des ressources et des salles de réunion

Les outils de réservation sont essentiels pour gérer efficacement les ressources et les espaces de réunion. En effet, ces outils permettent aux entreprises d'évaluer le taux d'occupation des salles afin d'identifier les espaces peu utilisés ou surréservés et de faire des ajustements dans l'aménagement.

Dans le cadre du flex office, il existe des salles modulables pouvant se transformer selon les besoins de l'entreprise en espaces de réunion, en zones de réflexion ou en open spaces. L'utilisation d'un outil dédié à la réservation garantit une gestion efficace de ce type d'espace. De plus, les outils de réservation ne se limitent pas seulement à la réservation des salles, ils offrent une vision claire des ressources disponibles pour les réunions (matériel de visioconférence, écrans numériques interactifs, vidéoprojecteurs) pour répondre aux besoins des collaborateurs.

Il convient de noter qu'un logiciel de réservation de salles de réunion est particulièrement efficace lorsqu'il est associé à un logiciel de réservation de bureaux. Ces systèmes offrent la possibilité de créer un environnement de travail plus productif.

3 - Améliorer la communication interne

Ces outils permettent d'avoir une meilleure visibilité sur la disponibilité des salles et donc de fluidifier l'organisation entre les équipes, en évitant les réservations simultanées ou les conflits d'horaires. Ces confusions génèrent une atmosphère de travail impropre à la productivité, elles font perdre du temps aux employés et elles créent de la frustration. Ainsi, les outils de réservation de salles de réunion favorisent la collaboration et la communication entre les collaborateurs.

4 - Réduire les coûts

Certains logiciels de réservation de salles de réunion fournissent des informations analytiques sur le taux d'occupation des salles et l'allocation des ressources, permettant aux entreprises d'identifier et de réaffecter aisément les salles de réunion sous-utilisées, pour éviter le gaspillage d'espace et les dépenses inutiles.

Quelles fonctionnalités privilégier pour choisir le bon logiciel de réservation de salles de réunion en entreprise ?

Pour choisir le bon logiciel de réservation de salles de réunion, il est important de prendre en compte la taille, les besoins ou encore le niveau de mobilité des collaborateurs en entreprise. Après avoir déterminé les spécificités propres à l'organisation, il convient de privilégier certains critères clés :

• la facilité d'intégration et de synchronisation dans les systèmes existants comme les calendriers Google et Microsoft Outlook, les panneaux d'affichage en fronton des salles, les systèmes de gestion des visiteurs et les plateformes de communication (Slack, Microsoft Teams, Skype Entreprise).
• la simplicité de gestion de la réservation des salles de réunion, de manière ponctuelle ou récurrente, et du matériel présent dans les salles.
• l'optimisation de l'accessibilité grâce à une application mobile ou à une conception de site web responsive design.
• l'adaptabilité et la flexibilité du système de réservation pour faire face aux changements dans l'entreprise avec la gestion du nombre de salles de réunion, le suivi des dépenses ou encore le contrôle des accès.
• l'hébergement sur serveur situé dans l'Union européenne pour le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD).
• la présence de fonctions d'analyse comme le suivi du taux d'occupation des salles de réunion, la création de rapport de fréquentation ou l'analyse du comportement et des habitudes des collaborateurs.

1 - Condeco

Condeco est un logiciel de réservation de salles de réunion ayant pour objectif de simplifier l'organisation des espaces. Il offre une gestion flexible, via l'application mobile, le portail web ou l'intégration dans Microsoft Outlook. Il existe également des modules complémentaires au logiciel Condeco, utiles pour un environnement flex office, comme le système « Wayfinder » qui permet aux entreprises de communiquer des informations à propos des salles de réunion et d'indiquer des itinéraires à suivre pour les trouver.

Le tarif n'est pas précisé par l'éditeur, il convient de réserver une démonstration.

2 - Deskare

Deskare est un outil flex office permettant de gérer les réservations de bureaux et de salles de réunion, tout en offrant une visibilité optimale sur l'organisation du télétravail. En intégrant cet outil aux systèmes existants, comme les calendriers Google et Outlook ou la messagerie Slack, les collaborateurs bénéficient d'une vision complète des salles et des ressources disponibles, facilitant ainsi la planification des réunions.

Deskare propose également plusieurs fonctions d'analyse permettant de repérer les habitudes des collaborateurs afin d'optimiser les espaces en prenant en compte les pratiques réelles. Dans cette optique, Deskare permet de personnaliser et d'éditer les différentes zones de travail grâce à un plan interactif.

L'outil est disponible à partir de 3 euros par mois par utilisateur.

3 - EasyRequest

EasyRequest est une solution SaaS qui s'adapte aux processus et aux besoins de l'entreprise. EasyRequest est composé de 3 modules personnalisables permettant de gérer la réservation de salles, de véhicules et d'équipements.

L'application permet également de gérer les prestations associées à la réservation de salles de réunion. Par exemple, il est possible de configurer des workflows d'approbation pour planifier des événements, impliquant des prestataires, tout en assurant un suivi des coûts et du bien-être des salariés.

Le tarif n'est pas indiqué par l'éditeur, il convient de réserver une démonstration.

4 - Google Agenda

Google Agenda est une solution simple et gratuite pour gérer les réservations des salles de réunion, mais elle doit rester temporaire. Les fonctionnalités de l'agenda sont limitées et moins intuitives que celles d'un outil dédié à la réservation de salle de réunion.

Pour rappel, pour réserver une salle ou une ressource via Google Agenda, il faut tout d'abord créer les agendas de chaque salle et ressource de l'entreprise. Après les avoir créés, les collaborateurs peuvent librement réserver un créneau pour une réunion en sélectionnant le lieu et les équipements souhaités. C'est en parcourant le planning dans l'onglet « Autres Agendas » que les équipes peuvent connaître la disponibilité de chaque ressource.

5 - GRR

GRR (Gestion et Réservation de Ressources) est un logiciel libre francophone qui se distingue par la flexibilité du paramétrage, offrant des options telles que la gestion des réservations récurrentes, l'envoi automatique de mails, l'administration de plusieurs types de ressources partagées ou encore la personnalisation du planning pour correspondre aux besoins de l'organisation.

Avec un nombre illimité de comptes, la solution GRR est disponible pour 70 euros par an.

6 - Microsoft Outlook

Microsoft Outlook s'avère être un outil efficace pour réserver des salles de réunion. Les fonctionnalités proposées comme l'assistant planification ou la recherche de salles permettent d'afficher les disponibilités des destinataires et des espaces de travail, tout en automatisant les rappels et les confirmations de réunion. Tout comme Google Agenda, Microsoft Outlook peut être intégré à un système de réservation de salles adapté afin de bénéficier davantage de fonctionnalités.

7 - Rooming'It

Rooming'It est un logiciel polyvalent pour la gestion des réservations de salles de réunion. Outre la réservation de salles et d'équipements, la vérification des disponibilités et l'accès aux plannings, le logiciel intègre plusieurs fonctionnalités commerciales comme la création de devis, de conventions et de factures ainsi que le suivi des règlements clients.

Le logiciel est disponible à partir de 340 euros.

8 - Semana

Semana est un logiciel de flex office simplifiant les réservations de salles de réunion et la visualisation des plannings. Une des fonctionnalités phares du logiciel est la présence d'un éditeur de plan permettant d'ajuster l'aménagement des locaux en fonction du taux d'occupation ou des besoins des équipes. Semana facilite également le management en permettant aux administrateurs de connaître la disponibilité des salles et la localisation des collaborateurs, favorisant ainsi la collaboration entre les équipes.

Semana dispose d'une version gratuite autorisant jusqu'à 30 utilisateurs.

9 - Ronspot

Ronspot est un outil flex office pour la réservation de salles de réunion, de postes de travail et de places de parking. Avec la possibilité d'intégrer Ronspot aux systèmes existants (Microsoft Teams, Outlook, Slack, Google), le logiciel veut simplifier le quotidien de chaque collaborateur en entreprise.

En effet, l'interface simple et intuitive permet de connaître rapidement les disponibilités des salles et des équipements, de répéter une réunion ou d'en annuler les occurrences, tout en prévenant automatiquement les participants avec des notifications push ou des mails.

Ronspot dispose d'une version gratuite idéale pour les petites équipes.

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