Fichier CSV : définition, création et import dans Excel

CSV désigne un format de fichiers dont le rôle est de présenter des données séparées par des virgules. Il s'agit d'une manière simplifiée d'afficher des données afin de les rendre transmissibles d'un programme à un autre.

Cet article détaille les étapes de la création d'un fichier CSV ainsi que son importation dans Microsoft Excel, principal logiciel utilisé pour la lecture et l'exploitation de ce format.

Comment créer un fichier CSV ?

La création d'un fichier CSV obéit à des règles précises afin de garantir une lecture sans erreur par différents systèmes et logiciels.

Ouvrir Excel

La première étape pour créer un fichier CSV consiste à ouvrir Excel, puis à cliquer sur « Nouveau » afin de faire s'afficher un tableur vierge, également appelé feuille de calcul. C'est sur ce tableur que les données sont renseignées, puis passées au format CSV.

Renseigner les catégories de données

En haut de la feuille de calcul, il faut indiquer les différentes catégories de données qui seront remplies plus tard. Ces cellules sont alors dédiées aux titres. Elles pourront être mobilisées comme telles par la suite.

Saisir les données

Lors de cette étape, la saisie des données se fait de manière simple, les données n'étant pas encore séparées les unes des autres. Le fichier reste au format du logiciel utilisé pour la saisie. S'il s'agit d'Excel, il est au format XLS.

Il convient de saisir les données de manière logique en fonction de ses besoins, sans anticiper, à ce stade, sur la conversion du fichier vers le format CSV.

Enregistrer le fichier en CSV

Pour s'assurer que le fichier final est bien au format CSV, il faut changer le format du fichier de données au moment de son enregistrement sur l'ordinateur. Les virgules s'affichent alors automatiquement entre chaque cellule du tableur. Il peut néanmoins être utile de vérifier que la conversion s'est bien passée et qu'elle n'a pas occasionné d'erreurs.

Comment importer un fichier CSV dans Excel ?

L'importation d'un fichier CSV dans Excel constitue le processus inverse. Il est utile de connaître cette manipulation pour rendre les fichiers CSV plus facilement lisibles par les utilisateurs. Excel est conçu pour simplifier ce processus et accepter aussi bien les fichiers CSV que XLS.

Ouvrir Excel

Dans un premier temps, il s'agit d'ouvrir Excel afin d'accéder au menu général. Il est alors possible de créer une nouvelle feuille de calcul ou bien d'en ouvrir une déjà existante.

Cliquer sur « Fichier », puis « Ouvrir »

Pour récupérer le fichier CSV en question sur l'ordinateur, il faut cliquer sur « Fichier », puis sur « Ouvrir » directement dans le menu d'Excel.

Sélectionner le fichier CSV à ouvrir

Lors de cette étape, Excel affiche lui-même les documents sur lesquels l'utilisateur a travaillé récemment. Si le fichier CSV qu'il souhaite ouvrir n'apparaît pas dans cette liste, il suffit de cliquer sur « Parcourir ». Une interface s'affiche alors pour récupérer le document à l'emplacement où il a été enregistré sur l'ordinateur.

Sélectionner le type de fichier et le langage utilisé

À cette étape du processus, Excel fait intervenir l'assistant texte puisqu'il comprend qu'il s'agit d'un format de document de type « délimité », c'est-à-dire que les données sont sectionnées et séparées les unes des autres afin d'être exploitables par différents programmes.

De son côté, l'utilisateur doit confirmer à l'assistant texte d'Excel qu'il s'agit bien d'un fichier CSV. Il lui faut s'assurer que chaque champ est séparé des autres par des virgules ou des tabulations. Puis, il doit choisir à partir de quelle ligne l'importation doit être prise en compte. Ainsi, il peut sélectionner une partie de son document pour l'affichage dans Excel. Cette fonctionnalité est utile pour le traitement et l'exploitation de vastes bases de données. Il n'est alors pas nécessaire d'ouvrir l'ensemble des données si l'opération concerne une partie seulement.

Choisir les séparateurs de données

La seconde étape de l'assistant d'importation de texte concerne les séparateurs contenus entre les données : il faut choisir entre tabulation, point-virgule, virgule, espace ou autre. L'assistant offre alors un aperçu des données mises en forme selon les critères fournis. Il est conseillé de ne pas négliger le choix des séparateurs, car ils conditionnent véritablement la lecture des données par la suite.

Pour aller plus loin, téléchargez ces modèles de graphiques Excel pour formater vos données et mettre en évidence vos résultats.