La messagerie instantanée fluidifie la communication interne en entreprise. En télétravail ou au bureau, les collaborateurs discutent entre eux depuis leur smartphone ou leur ordinateur, par messages textuels ou en visioconférence. Les applications de messagerie instantanée permettent en outre de partager des fichiers. Par usage, les conversations écrites entretenues sur une application de messagerie instantanée sont informelles en comparaison avec les e-mails : raccourcis d'écriture et émoticônes sont utilisés pour accélérer les échanges. Il existe de nombreuses applications de messagerie instantanée professionnelle, gratuites ou payantes, chacune disposant d'une interface et de fonctionnalités propres.
Qu'est-ce qu'une messagerie instantanée ?
Une messagerie instantanée est une application qui permet à un groupe de personnes de communiquer en temps réel, par écrit ou par oral, depuis un ordinateur ou un smartphone, via le réseau internet. Les participants à la conversation voient les messages s'afficher dans un fil de discussion interactif.
L'utilité de la messagerie instantanée au sein d'une entreprise
Utiliser une messagerie instantanée en entreprise favorise la communication entre les collaborateurs. La conversation active sur le groupe de discussion fait office de salle de réunion virtuelle et informelle, accessible en permanence aux participants, depuis un smartphone ou un ordinateur connecté à internet.
La messagerie instantanée professionnelle est un outil de communication utile pour animer agréablement les échanges, à l'échelle d'une équipe ou de l'entreprise toute entière. Chaque collaborateur participe et interagit à son gré, sur une interface ludique, et dans une atmosphère conviviale de nature à renforcer la cohésion et l'esprit d'équipe.
La messagerie instantanée est également un outil efficace pour collaborer. Les utilisateurs naviguent dans la discussion plus aisément que dans une longue succession d'e-mails de groupe, et peuvent partager instantanément tous types de fichiers. Les fonctionnalités de visioconférence et de partage d'écran contribuent aussi à faciliter la collaboration. La rapidité des échanges, en outre, augmente la productivité : les messages instantanés sont brefs et informels, ils sont rédigés et envoyés plus rapidement que des e-mails.
La messagerie instantanée est particulièrement utilisée pour maintenir le contact et améliorer la réactivité lorsque les collaborateurs sont dispersés géographiquement. La notification de présence en ligne, le message de statut, les fonctionnalités audio et vidéo ou encore les alertes en temps réel permettent de préserver le lien, comme si la relation se déroulait en présentiel.
La messagerie instantanée en entreprise est à différencier du réseau social d'entreprise qui, lui, aura plutôt pour but de créer un espace d'échange entre les employés.
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6 applications de messagerie instantanée
WhatsApp, Facebook Messenger ou encore Telegram : les messageries instantanées sont utilisées au quotidien à des fins personnelles. Certaines applications sont spécifiquement conçues pour un usage professionnel : elles sont dimensionnées pour être utilisées dans des entreprises de toutes envergures, elles disposent de fonctionnalités enrichies et adaptées. Au-delà de ces atouts, s'équiper d'une application de messagerie instantanée professionnelle permet aux collaborateurs de bien cloisonner leur vie privée et leur vie professionnelle.
Slack
Référence sur le marché des plateformes collaboratives professionnelles, l'application Slack se définit elle-même comme un « QG numérique », qui centralise les messages échangés entre les collaborateurs.
Le fonctionnement de la messagerie instantanée est intuitif. Les discussions sont structurées en canaux, chaque canal se rapportant à un projet, à un thème ou à une équipe de travail. L'outil permet de paramétrer des canaux publics, accessibles à tous les collaborateurs de l'entreprise, et des canaux privés réservés aux membres concernés. Un canal Slack met tous les collaborateurs dans la boucle de la conversation, ils accèdent à l'intégralité des informations nécessaires.
L'application de messagerie instantanée Slack offre des fonctionnalités basiques telles que les appels d'équipe et le partage de fichiers. Slack dispose en outre d'un moteur de recherche performant, avec un système de filtres, pour trouver facilement des informations dans les fils de discussion. L'application offre également la possibilité de partager un canal avec des tiers à l'entreprise : fournisseurs, prestataires ou encore clients B2B.
Slack Pro est accessible à partir de 6,75 € par utilisateur et par mois. Le tarif Enterprise Grid, pour bénéficier de fonctionnalités avancées, est communiqué sur demande.
Discord
Destinée initialement aux gameurs qui échangent des astuces pendant qu'ils jouent en ligne, l'application Discord est désormais utilisée au sein d'entreprises.
Le fonctionnement est relativement simple. Les conversations sont organisées en « salons » : des salons textuels permettent d'échanger par écrit, des salons vocaux permettent de participer à des appels de groupe. L'interface de Discord est ludique, et l'application met à disposition un grand nombre d'avatars, ainsi que des émoticônes pour animer les discussions. Discord peut être utilisé depuis l'application mobile, accessible sur iOS et sur Android, sur ordinateur, sous Windows ou macOS, et depuis un navigateur web.
La version gratuite de Discord convient pour un usage de base au sein d'une petite entreprise. L'application de messagerie instantanée est disponible en version payante : l'abonnement Nitro, entre 2,99 € et 9,99 € par mois, offre des fonctionnalités avancées. Nitro permet notamment de partager des fichiers plus volumineux, de créer des émoticônes personnalisées et d'étendre la longueur des messages jusqu'à 4 000 caractères.
Microsoft Teams
Microsoft Teams est la messagerie instantanée professionnelle de la suite Office 365. L'application est très utilisée pour organiser des réunions virtuelles à distance, et pour passer des appels.
Outre ses fonctionnalités audio et vidéo avancées, Microsoft Teams propose les fonctionnalités de base des applications de messagerie instantanée. Le partage de fichiers volumineux en temps réel, pour collaborer sur un projet commun, est d'autant plus performant que l'application intègre nativement l'ensemble des logiciels Microsoft : Excel, Word et PowerPoint, notamment. Les conversations textuelles de groupe peuvent être animées au moyen de gif et d'autocollants, les participants sont facilement identifiables grâce à leurs avatars.
Teams est inclus dans l'abonnement Microsoft 365. Cinq formules d'abonnement sont proposées aux TPE et aux PME, de la version gratuite à la version Microsoft 365 Business Premium accessible au tarif mensuel de 18,60 € HT par utilisateur. Les formules les plus avancées de Teams pour TPE et PME permettent de paramétrer jusqu'à 300 comptes utilisateurs, et de partager des pièces jointes jusqu'à 1 To par utilisateur.
Google Chat
Anciennement Google Hangouts, Google Chat est l'application de messagerie instantanée développée par Google.
L'interface de Google Chat est simple et intuitive. Les utilisateurs peuvent y mener des discussions privées et engager des conversations de groupe. Google Chat permet également de créer des espaces destinées à réunir les collaborateurs autour d'un sujet ou d'un projet. Google Chat offre aussi des fonctionnalités de visioconférence. Les utilisateurs accèdent à la messagerie instantanée depuis l'application mobile, disponible sur Android et sur iOS, et depuis un navigateur web.
Google Chat est disponible gratuitement pour un usage personnel. En entreprise, Google Chat est inclus dans tous forfaits Google WorkSpace, anciennement G Suite. Les tarifs business pour bénéficier des fonctionnalités avancées d'une application de messagerie instantanée professionnelle sont compris entre 5,20 € et 15,60 € par utilisateur et par mois. Au-delà de 300 utilisateurs, il faut souscrire un forfait Enterprise, dont le tarif est communiqué sur demande.
Olvid
Récompensée par plusieurs prix, Olvid est une application de messagerie instantanée française, destinée aux particuliers et aux professionnels. Olvid ne requiert aucunes données personnelles pour créer un compte et permet de crypter les échanges de messages, pour assurer la confidentialité des informations.
Les utilisateurs accèdent à l'application sur mobile, Android ou iOS, ou sur tablette. Le fonctionnement est très simple : les conversations sont menées dans des groupes de discussion créés autour d'un sujet spécifique ou d'un projet. Olvid permet aussi de passer des appels entre deux participants ou plus.
Olvid est accessible gratuitement pour les particuliers. Les professionnels souscrivent un abonnement au tarif de 3,99 HT par utilisateur et par mois.
Rocket Chat
Rocket Chat est une application de messagerie instantanée en open source : elle peut être enrichie et personnalisée en fonction des besoins de l'entreprise.
Rocket Chat est accessible gratuitement en version restreinte. Pour bénéficier de fonctionnalités avancées, et pour paramétrer un nombre illimité de comptes utilisateurs, l'entreprise peut souscrire la formule Enterprise au tarif de 7 € par utilisateur et par mois.
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