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09 septembre 2016

4 logiciels pour des réunions virtuelles à distance

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Salle réunion

Dans une grande entreprise ou en cas de déplacement professionnel, il n'est pas rare que certains collaborateurs ou collègues ne soient pas toujours sur place pour participer aux réunions, qu’elles soient prévues ou improvisées... Il est néanmoins important de pouvoir rester en contact permanent pour prendre des décisions communes et travailler sur certains dossiers.

Pas de panique, nous sommes au XXIe siècle et la technologie est là pour nous aider : il existe des logiciels qui permettent et facilitent l’échange d’opinions et l’édition de fichiers à partir de plusieurs postes de travail. Rien n’est plus productif qu’une conversation réelle en face-à-face mais vous pourrez trouver sur le marché de nombreuses plateformes sophistiquées et peu coûteuses qui rendent possible la tenue d'une réunion même lorsque certains des participants sont en déplacement.

Dans cet article, nous vous présentons quelques programmes qui vous faciliteront la communication avec des collègues absents, des collaborateurs en freelance ou avec vos clients.

Choisir son logiciel de visioconférences en fonction de ses besoins  

Pour choisir le logiciel de visioconférence qui vous convient, vous devez tout d’abord considérer vos attentes : souhaitez-vous utiliser le logiciel afin de maintenir la communication avec des employés absents ? Ou bien envisagez-vous de créer une plateforme de communication pour des discussions approfondies avec vos clients ?

De plus, vous devez aussi connaitre les exigences de vos clients afin de faire le bon choix. Voici les points importants à prendre en considération : 

  1. Une qualité vidéo de haute ou de basse résolution
  2. Le plus grand nombre de participants potentiels
  3. Les fonctions liées au partage à distance de l’écran
  4. La possibilité d’un travail en équipe sur des documents
  5. Le cryptage des données
  6. Le prix et les obligations de contrat

Pourquoi utiliser un logiciel de visioconférence ? 

Réunion collègues

 Les logiciels pour les réunions virtuelles peuvent vous aider à économiser des frais liés au temps et aux déplacements. Ce sont des plateformes sûres et fiables pour toute communication virtuelle.

La tendance actuelle du travail à domicile augmente la demande en logiciels-outils fiables permettant une mise en réseau virtuelle facile et rapide. Les programmes cités ci-dessus vous permettent de vous connecter à distance avec vos collègues, vos employés ou vos clients, et d’organiser des réunions productives.

Le choix de la bonne plateforme est fonction de vos besoins individuels. N’ayez pas peur de la communication virtuelle ! Organiser des réunions virtuelles vous permet de travailler avec tout le monde, et plus efficacement.

Exemples de logiciels de réunions à distances 

Afin de vous faciliter un peu la tâche dans le choix d'un logiciel de visioconférence, nous avons créée pour vous une liste de différents logiciels avec leurs avantages et inconvénients. 

1 - Mikogo

Mikogo vous offre un outil de conférence «made in Germany» pour vos réunions en ligne, vos présentations et vos partages d’écran. Grâce à Mikogo, les débutants arrivent rapidement à se connecter à un autre ordinateur avec internet.

Avant de démarrer le logiciel, il faut créer un compte. Ensuite, vous pourrez inviter des collègues à interagir en direct sur votre ordinateur ou même à agir complètement à distance. Le programme a également une fonction chat et de transmission audio. Cependant, il n’offre pas de fonction vidéo avec l’utilisation de la webcam intégrée. Dans la version de base, le nombre de participants est limité à trois personnes.

L’avantage : les invités virtuels ne doivent pas nécessairement posséder le programme Mikogo pour la visualisation, mais peuvent s’enregistrer dans la session via le Player Web-HTML sur go.mikogo.com, ainsi qu'un cryptage 256-bits protège des spectateurs non autorisés.

En plus de l’utilisation gratuite, Mikogo propose différents tarifs : par exemple, le tarif « professionnel » pour 15 euros par mois. Dans ce paquet, vous pouvez enregistrer près de 25 participants par conférence.

2 - TeamViewer 

L’appli TeamViewer trouve son origine dans le contrôle à distance des ordinateurs. Ce logiciel-outil offre à ses utilisateurs des fonctions à distance, ainsi qu’une base pour des réunions virtuelles.

Le programme s’installe rapidement, permet un contrôle à distance d’autres ordinateurs, fournit une fonction chat et une fonction meeting pour une communication rapide. Les présentations, le travail en équipe et l’échange de quantités de données plus importantes sont également possibles.

Dans TeamViewer, la communication s’effectue par chat vidéo. Cependant, l’accès à distance à un autre ordinateur est uniquement possible si le logiciel installé sur l’ordinateur cible est en cours de fonctionnement. Le numéro d’identification et le code de la personne cible font également partie des conditions nécessaires pour une connexion. Ces exigences renforcent la sécurité du programme.

Depuis la dernière mise à jour, les clients peuvent directement envoyer une demande d’aide en urgence avec le nouveau bouton « SOS » sur leur bureau.

Coût : l’option la moins chère est la version «business» pour 549 euros à l’achat.

3 - Citrix GoToMeeting 

Citrix GoToMeeting est l’une des plateformes de visioconférence les plus populaires avec une qualité vidéo de haute définition. Six personnes peuvent être présentes simultanément à l’écran. Les conférences en ligne peuvent si besoin avoir lieu sur le web ou avec une invitation envoyée par e-mail à chaque participant.

En plus des six canaux vidéo, il est possible de travailler à plusieurs sur des documents. Le modérateur peut déverrouiller cette fonctionnalité pour chacun des participants. Pour participer à une réunion, l’option téléphone est également proposée aux participants et Citrix fournit des numéros d’accès locaux pour la plupart des pays.

L’outil existe également en tant qu’appli pour iOS, Android et le Windows Phone.

Pour les vidéo-conférences avec un maximum de 25 participants, le fabricant exige un abonnement mensuel d’environ 45 euros. La variante la plus généreuse, permettant un maximum de 100 participants, coûte 50 euros par mois.

4 - FastViewer

Le système de partage de bureau FastViewer permet différents usages tels que la maintenance à distance, la formation, la présentation et la collaboration sur internet, ainsi que l’accès à distance de votre ordinateur à un de vos collègues.

La réunion virtuelle a lieu via une session ID, transmise par téléphone ou par E-mail et si besoin, un chat vidéo peut être activé. Le programme offre de nombreuses fonctions supplémentaires telles que les fenêtres de discussion ou le transfert de données via une connexion cryptée.

Le logiciel-outil est disponible en tant qu’application pour Android. FastViewer propose son programme à la vente ou en location. Une salle de réunion virtuelle pouvant être utilisée de façon permanente et sans restrictions coûte 979 euros. À partir de deux salles, le prix baisse à 685,30 euros par salle. Les tarifs de location sont quant eux bien plus bas : une salle de conférence virtuelle coûte 38 euros par mois, et 26,60 euros à partir de deux salles.

Cette liste a est-elle utile pour vous aider à faire votre choix ? Même si les tarifs varients et si certains peuvent être bien différents, il est nécessaire de garder contact avec l'ensemble de vos clients ou collaborateurs. Pour vous aider à planifier vos dépenses, vous pouvez consulter nos modèles de budget Marketing

 

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